Jakie są różne rodzaje zasad zwrotu?
Wiele organizacji i firm ma zasady zwrotu kosztów w celu spłaty pracowników, którzy wydają własne pieniądze na dostawy, rozrywki współpracowników biznesowych lub podczas podróży w firmie. Większość firm ma standardowe zasady dotyczące autoryzacji, formularzy i ram czasowych. Firmy mogą również segregować politykę zwrotu od charakteru kosztów. Rodzaje zasad zwrotu kosztów obejmują szczególne wytyczne dotyczące charakteru wydatków, takich jak czesne szkolne, podróż, transport, dostawy lub opieka zdrowotna, a także proces zatwierdzania, który wyróżnia się systemem księgowym organizacji.
Organizacje są często zaniepokojone niewłaściwym wykorzystaniem zasad dotyczących zwrotu kosztów i ustalania zasad mających na celu uniemożliwienie pracownikom zwrócenia się do zwrotu kosztów związanych z pracą. Wielu pracowników jest zobowiązanych do uzyskania pozwolenia na wydatek, takich jak wstępne zatwierdzenie planów podróży lub kursów edukacyjnych. Departamenty księgowe często rozwijają SPArkusze i formularze, które należy wypełnić, aby pracownik mógł ubiegać się o zwrot kosztów. Ponadto oczekuje się, że pracownicy zapisują faktury, rachunki i wpływy do przesyłania dokumentów zwrotnych.
Zasady zwrotu kosztów podróży i rozrywki biznesowej są często bardzo szczegółowe i mogą ustalić stawki płaskie na wydatki, takie jak posiłki, lub mogą po prostu określić dzienny limit wydatków. Niektóre organizacje wymagają od pracowników zorganizowania podróży za pośrednictwem wewnętrznego lub umownego biura podróży, które mogą być wymagane przez polisę firmy do poszukiwania najbardziej ekonomicznych hoteli lub lotów. Niektóre zasady zwrotu kosztów podróży mogą również ograniczyć zakup napojów alkoholowych, nawet jeśli koszt napoju jest w ramach wytycznych budżetowych.
Oprócz kosztów podróży i rozrywki biznesowej inne rodzaje zasad dotyczących zwrotu odnoszące się do samorozwoju pracowników. Dla ExampLE, firma, która ma program odnowy biologicznej, może również zaoferować polisę dotyczącą zwrotu opieki zdrowotnej, która pomaga im płacić za systemy odchudzania, członkostwo w siłowni, programy rzucania palenia i inne rodzaje usług odnowy biologicznej nieobjęte ubezpieczeniem. Wielu pracowników korzysta z zasad zwrotu czesnego, które mogą pomóc im również zapłacić za szkołę. Wiele firm płaci za lekcje kształcenia ustawicznego, ale może również zwrócić koszty kursów na poziomie uczelni, jeśli pracownik może wykazać, że podejmowanie zajęć poprawi jego pracę.
Niektóre firmy usprawniają swoje zasady zwrotu kosztów, wydając niektórych pracowników kart kredytowych lub opłat. Karty te mają być wykorzystywane wyłącznie do wydatków biznesowych i mogą pomóc zarówno firmie, jak i pracownikowi w śledzeniu wydatków i zwrotu kosztów, ponieważ wszystkie wydatki skończą na jednym, pojedynczym rachunku. Polityka korporacyjna zazwyczaj ogranicza korzystanie z tych kart do kadry kierowniczej i innych pracowników na wysokim szczeblu, chociaż sprzedaż sTaff lub inni pracownicy, którzy muszą regularnie podróżować lub bawić, mogą również przypisać karty korporacyjne. W niektórych przypadkach firma płaci bezpośrednio rachunki za kartę kredytową, podczas gdy inne mogą wymagać od pracownika zapłaty rachunku i ukończenia procesu zwrotu kosztów, tak jak w przypadku wszelkich innych wydatków.