Jakie są różne rodzaje zasad refundacji?
Wiele organizacji i firm stosuje zasady zwrotu kosztów w celu spłaty pracownikom, którzy wydają własne pieniądze na zapasy, zabawiając współpracowników lub podróżując w interesach firmy. Większość firm ma standardowe zasady dotyczące autoryzacji, formularzy i ram czasowych. Firmy mogą również segregować zasady zwrotu kosztów zgodnie z charakterem kosztów. Rodzaje zasad refundacji obejmują szczegółowe wytyczne dotyczące charakteru wydatków, takie jak czesne, podróż, transport, zaopatrzenie lub opieka zdrowotna, a także proces zatwierdzania zgodny z systemem księgowym organizacji.
Organizacje są często zaniepokojone niewłaściwym wykorzystaniem zasad zwrotu kosztów i ustanawiają zasady mające na celu uniemożliwienie pracownikom ubiegania się o zwrot kosztów niezwiązanych z pracą. Wielu pracowników musi uzyskać zgodę na wydatki, takie jak wstępne zatwierdzenie planów podróży lub kursów edukacyjnych. Działy księgowe często opracowują arkusze kalkulacyjne i formularze, które należy wypełnić, aby pracownik mógł ubiegać się o zwrot kosztów. Ponadto zwykle oczekuje się, że pracownicy będą zapisywać faktury, rachunki i rachunki, aby przesłać dokumenty związane ze zwrotem kosztów.
Zasady zwrotu kosztów podróży i rozrywki biznesowej są często bardzo szczegółowe i mogą określać stawki ryczałtowe na wydatki takie jak posiłki lub mogą po prostu określać dzienny limit wydatków. Niektóre organizacje wymagają od pracowników zorganizowania podróży przez wewnętrzne lub zakontraktowane biuro podróży, które może być wymagane przez politykę firmy w poszukiwaniu najbardziej ekonomicznych hoteli lub lotów. Niektóre zasady zwrotu kosztów podróży mogą również ograniczać zakup napojów alkoholowych, nawet jeśli koszt napoju jest zgodny z wytycznymi budżetu na posiłek.
Oprócz wydatków na podróże i rozrywkę biznesową, inne rodzaje polis refundacyjnych dotyczą samorozwoju pracowników. Na przykład firma, która prowadzi program odnowy biologicznej, może również zaoferować polisę zwrotu kosztów opieki zdrowotnej, która pomaga im płacić za systemy odchudzania, członkostwa w siłowni, programy rzucania palenia i inne rodzaje usług wellness nieobjętych ubezpieczeniem. Wielu pracowników korzysta z firmowych zasad zwrotu kosztów czesnego, które mogą pomóc im również zapłacić za szkołę. Wiele firm płaci za kształcenie ustawiczne, ale może również zwrócić koszty kursów na poziomie uczelni, jeśli pracownik może wykazać, że uczestnictwo w zajęciach poprawi jego wyniki.
Niektóre firmy usprawniają swoje zasady refundacji, wydając niektórym pracownikom korporacyjne karty kredytowe lub karty obciążeniowe. Z kart tych można korzystać wyłącznie na wydatki służbowe i mogą one pomóc zarówno firmie, jak i pracownikowi w śledzeniu wydatków i zwrotów, ponieważ wszystkie wydatki kończą się na jednym rachunku. Zasady korporacyjne zazwyczaj ograniczają korzystanie z tych kart dla kadry kierowniczej i innych pracowników wysokiego szczebla, chociaż pracownicy sprzedaży lub inni pracownicy, którzy muszą regularnie podróżować lub przyjmować rozrywkę, mogą również otrzymać karty firmowe. W niektórych przypadkach firma płaci rachunki z korporacyjnych kart kredytowych bezpośrednio, podczas gdy inne mogą wymagać od pracownika opłacenia rachunku i zakończenia procesu zwrotu kosztów, tak jak w przypadku każdego innego wydatku.