Vilka är de olika typerna av återbetalningspolicyer?

Många organisationer och företag har ersättningspolicy för att återbetala anställda som spenderar sina egna pengar på leveranser, underhållande affärsföretag eller när de reser i företagets affärsverksamhet. De flesta företag har standardpolicyer för godkännanden, formulär och tidsramar. Företag kan också separera återbetalningspolicyn beroende på kostnadens art. Typer av ersättningspolicyer inkluderar specifika riktlinjer för kostnadens art, till exempel skolundervisning, resor, transport, förnödenheter eller hälsovård, samt en godkännandeprocess som följer med organisationens bokföringssystem.

Organisationer är ofta oroliga för missbruk av ersättningspolicyer och fastställer policyer som syftar till att förhindra anställda från att begära ersättning för icke-arbetsrelaterade utgifter. Många anställda måste få tillstånd för en kostnad, till exempel ett förhandsgodkännande av reseplaner eller utbildningskurser. Redovisningsavdelningar utvecklar ofta kalkylblad och formulär som måste fyllas i för att en anställd ska kunna kräva ersättning. Dessutom förväntas anställda vanligtvis spara fakturor, räkningar och kvitton för att skicka in med återbetalningspapper.

Återbetalningspolicy för resor och företagsunderhållning är ofta mycket detaljerad och kan fastställa schablonbelopp för utgifter som måltider, eller de kan helt enkelt ange en daglig utgiftsgräns. Vissa organisationer kräver att anställda ska ordna sina resor genom ett internt eller avtalat resebyrå, som enligt företagspolicyn kan krävas för att söka de mest ekonomiska hotellen eller flygningarna. Vissa resebestämmelser kan också begränsa köp av alkoholhaltiga drycker, även om kostnaden för drycken ligger inom måltidens budgetriktlinjer.

Förutom resekostnader och affärsunderhållningskostnader, behandlar andra typer av ersättningspolicy en anställdas självutveckling. Till exempel kan ett företag som har ett hälsoprogram också erbjuda en återbetalningspolicy för sjukvården som hjälper dem att betala för viktminskningssystem, gymmedlemmar, röksupphörsprogram och andra typer av wellness-tjänster som inte omfattas av försäkring. Många anställda utnyttjar företagens ersättningspolicy som kan hjälpa dem att också betala för skolan. Många företag betalar för fortbildningskurser, men kan också ersätta kostnaden för kurser på högskolanivå om den anställda kan visa att klasserna kommer att förbättra sitt jobb.

Vissa företag effektiviserar sina ersättningspolicyer genom att utfärda vissa anställda företags kredit- eller betalkort. Dessa kort ska endast användas för affärsutgifter och kan hjälpa både företag och anställd med att spåra utgifter och ersättningar eftersom alla utgifter kommer att hamna på en enda räkning. Företagspolitiken begränsar vanligtvis användningen av dessa kort till chefer och andra anställda på hög nivå, även om säljpersonal eller andra anställda som regelbundet måste resa eller underhålla kan också tilldelas företagskort. I vissa fall betalar företaget kreditkortsräkningar direkt, medan andra kan kräva att den anställde betalar räkningen och slutför återbetalningsprocessen på samma sätt som för andra kostnader.