Quali sono i diversi tipi di politiche di rimborso?

Molte organizzazioni e aziende hanno politiche di rimborso al fine di rimborsare i dipendenti che spendono i propri soldi in forniture, intrattenere soci d'affari o mentre viaggiano per affari aziendali. La maggior parte delle aziende ha politiche standard in materia di autorizzazioni, moduli e tempistiche. Le società possono anche separare le politiche di rimborso in base alla natura della spesa. I tipi di politiche di rimborso includono linee guida specifiche per la natura della spesa, come tasse scolastiche, viaggi, trasporti, forniture o assistenza sanitaria, nonché un processo di approvazione che segue il sistema di contabilità dell'organizzazione.

Le organizzazioni sono spesso preoccupate per l'uso improprio delle politiche di rimborso e stabiliscono politiche intese a impedire ai dipendenti di richiedere il rimborso per le spese non legate al lavoro. Molti dipendenti sono tenuti a ottenere l'autorizzazione per una spesa, ad esempio una pre-approvazione di piani di viaggio o corsi di formazione. I dipartimenti contabili spesso sviluppano fogli di calcolo e moduli che devono essere compilati affinché un dipendente possa richiedere il rimborso. Inoltre, i dipendenti sono generalmente tenuti a salvare fatture, fatture e ricevute da inviare con documenti di rimborso.

Le politiche di rimborso per viaggi e intrattenimenti di lavoro sono spesso molto dettagliate e possono fissare tariffe forfettarie per spese come pasti o possono semplicemente indicare un limite di spesa giornaliero. Alcune organizzazioni richiedono ai dipendenti di organizzare il viaggio attraverso un agente di viaggio interno o convenzionato, che potrebbe essere richiesto dalla politica aziendale di cercare gli hotel o i voli più economici. Alcune politiche di rimborso del viaggio possono anche limitare l'acquisto di bevande alcoliche, anche se il costo della bevanda rientra nelle linee guida del budget dei pasti.

Oltre alle spese di viaggio e di intrattenimento aziendale, altri tipi di politiche di rimborso riguardano l'autosviluppo dei dipendenti. Ad esempio, un'azienda che ha un programma benessere può anche offrire una politica di rimborso sanitario che li aiuti a pagare per sistemi di perdita di peso, abbonamenti in palestra, programmi per smettere di fumare e altri tipi di servizi benessere non coperti da assicurazione. Molti dipendenti traggono vantaggio dalle politiche di rimborso delle tasse scolastiche aziendali che possono aiutarli a pagare anche per la scuola. Molte aziende pagano per le lezioni di formazione continua, ma possono anche rimborsare il costo dei corsi di livello universitario se il dipendente può dimostrare che frequentare le lezioni migliorerà le sue prestazioni lavorative.

Alcune società semplificano le loro politiche di rimborso emettendo alcune carte di credito o di addebito aziendali. Queste carte devono essere utilizzate esclusivamente per le spese aziendali e possono aiutare sia l'azienda che i dipendenti a rintracciare le spese e i rimborsi poiché tutte le spese finiranno su un'unica fattura. La politica aziendale in genere limita l'uso di queste carte a dirigenti e altri dipendenti di alto livello, anche se al personale di vendita o ad altri dipendenti che devono viaggiare o intrattenersi regolarmente possono essere assegnate anche carte aziendali. In alcuni casi, la società paga direttamente le fatture della carta di credito aziendale, mentre altri possono richiedere al dipendente di pagare la fattura e completare il processo di rimborso delle spese come farebbe per qualsiasi altra spesa.