Quali sono i diversi tipi di politiche di rimborso?

Molte organizzazioni e aziende hanno politiche di rimborso al fine di rimborsare i dipendenti che spendono i propri soldi in materiali di consumo, intrattenendo soci in affari o mentre viaggiano per affari aziendali. La maggior parte delle aziende ha politiche standard riguardanti autorizzazioni, moduli e tempi. Le aziende possono anche separare le politiche di rimborso in base alla natura delle spese. I tipi di politiche di rimborso includono linee guida specifiche per la natura delle spese, come lezioni scolastiche, viaggi, trasporti, forniture o assistenza sanitaria, nonché un processo di approvazione che seguisce il sistema di contabilità dell'organizzazione.

Le organizzazioni sono spesso preoccupate per l'uso improprio delle politiche di rimborso e stabilire politiche intese a impedire ai dipendenti di richiedere il rimborso per le spese non correlate al lavoro. Molti dipendenti sono tenuti a ottenere il permesso per una spesa, come una pre-approvazione di piani di viaggio o corsi educativi. I dipartimenti contabili spesso sviluppano SPfogli di lettura e moduli che devono essere completati per consentire a un dipendente di richiedere il rimborso. Inoltre, i dipendenti sono in genere previsti salvare fatture, fatture e ricevute da presentare con le scartoffie di rimborso.

Le politiche di rimborso di viaggi e intrattenimento aziendale sono spesso molto dettagliate e possono stabilire tariffe forfettarie per le spese come i pasti, oppure possono semplicemente dichiarare un limite di spesa giornaliero. Alcune organizzazioni richiedono ai dipendenti di organizzare il loro viaggio attraverso un agente di viaggio interno o contratto, che potrebbe essere tenuto dalla politica dell'azienda per cercare gli hotel o i voli più economici. Alcune politiche di rimborso di viaggio possono anche limitare l'acquisto di bevande alcoliche, anche se il costo della bevanda è nelle linee guida sul budget dei pasti.

Oltre alle spese di intrattenimento di viaggi e aziende, altri tipi di politiche di rimborso affrontano lo sviluppo di un dipendente. Per exampLe, una società che ha un programma di benessere può anche offrire una polizza di rimborso sanitario che li aiuta a pagare per i sistemi di perdita di peso, le iscrizioni alla palestra, i programmi di cessazione del fumo e altri tipi di servizi di benessere non coperti dall'assicurazione. Molti dipendenti sfruttano le politiche di rimborso delle lezioni aziendali che possono aiutarli a pagare anche per la scuola. Molte aziende pagano per le lezioni di formazione continua, ma possono anche rimborsare il costo dei corsi di livello universitario se il dipendente può dimostrare che prendere le lezioni migliorerà le sue prestazioni lavorative.

Alcune aziende semplificano le loro politiche di rimborso emettendo alcuni dipendenti di credito aziendale o carte di addebito. Queste carte devono essere utilizzate esclusivamente per le spese aziendali e possono aiutare sia l'azienda che i dipendenti a monitorare le spese e i rimborsi poiché tutte le spese finiranno su una sola fattura singola. La politica aziendale in genere limita l'uso di queste carte ai dirigenti e ad altri dipendenti di alto livello, sebbene le venditeTAFF o altri dipendenti che devono viaggiare regolarmente o intrattenere possono anche essere assegnate carte aziendali. In alcuni casi, la società paga direttamente le fatture della carta di credito aziendale, mentre altri possono richiedere al dipendente di pagare la fattura e completare il processo di rimborso delle spese come farebbe per qualsiasi altra spesa.