Wat zijn de verschillende soorten eenvoudige grootboeken?
Eenvoudige grootboeken worden in bedrijven gebruikt om de in- en uitstroom van contanten bij te houden en te documenteren. Grootboeken scheiden activa- en passiva-saldi in afschrijvingen en kredieten. Subgrootboeken beschrijven de transacties die direct van invloed zijn op een rekeningsaldo, zoals debiteuren. Grootboeken worden soms aangeduid als t-rekeningen, omdat alle transacties die van invloed zijn op debetsaldi de transacties die van invloed zijn op creditsaldi moeten compenseren of gelijk moeten zijn.
Boekhouders en accountants documenteren de uitgaven van een bedrijf en de betalingen die het ontvangt via een reeks journaalposten. Als een bedrijf bijvoorbeeld inventaris op krediet koopt, wordt een debitering ingevoerd voor het bedrag van de inventarisaankoop. Een overeenkomstige creditering zal worden gedaan voor hetzelfde bedrag dat aangeeft dat een saldo verschuldigd is op een factuur of een kredietlijn. Deze bedragen worden uiteindelijk gebruikt om het eindsaldo van een account te berekenen, dat vervolgens kan worden overgeboekt naar een van de soorten eenvoudige grootboeken.
De term t-account wordt gebruikt om het sorteerproces van debet- en credittransacties te beschrijven. De naam is afgeleid van hoe de transacties worden weergegeven: een regel die lijkt op de letter "t" wordt op papier getekend, met debetbedragen rechts en creditbedragen links. Elke transactie bevat zowel een debet als een tegoed voor een grootboek. Een betaling op een factuur zou bijvoorbeeld resulteren in een debet of verlaging van de geldrekening en een creditering of verhoging van de crediteurenrekening.
Voor aan elkaar gerelateerde groepen transacties wordt een subgrootboek gecreëerd. Subgrootboeken zijn een manier om de financiële overzichten van een bedrijf te helpen vereenvoudigen. Ze geven aan of het saldo van een account is toegenomen of gedaald tijdens een boekhoudperiode, die doorgaans drie maanden, zes maanden of een jaar kan omvatten. In het geval van debiteuren kan het saldobedrag bijvoorbeeld weergeven of een bedrijf problemen heeft met het innen van verschuldigde bedragen voor reeds verkochte voorraden.
De eindsaldi van subgrootboeken worden overgedragen naar grootboeken. Dit soort eenvoudige grootboeken zijn een samenvatting van de oorsprong van de volledige debet- en creditsaldi van een bedrijf. Het grootboek geeft geen bijzonderheden over de rekeningsaldi. De account 'verkoop' wordt bijvoorbeeld weergegeven als een enkel saldo en is het totaal van alle verkopen die het bedrijf voor die boekhoudperiode heeft gegenereerd.
Grootboeken worden ook wel een 'definitieve invoer' genoemd. De eenvoudige grootboeken bevatten de waarden die zullen worden gebruikt om de balans, winst- en verliesrekening en kasstroomoverzicht van een bedrijf te creëren. Zorgvuldige administratie in eenvoudige grootboeken kan vooral nuttig zijn als het tijd is om een balans op te stellen, omdat de activa van een bedrijf gelijk moeten zijn aan haar verplichtingen plus het eigen vermogen van de onderneming.