Jakie są różne typy prostych ksiąg rachunkowych?
Proste księgi rachunkowe są używane w firmach do śledzenia i dokumentowania wpływów i wypływów gotówki. Księgi główne dzielą salda kont aktywów i pasywów na obciążenia i kredyty. Księgi pomocnicze wyszczególniają transakcje, które bezpośrednio wpływają na saldo konta, takie jak należności. Księgi są czasami nazywane kontami t, ponieważ wszystkie transakcje wpływające na salda debetowe muszą równoważyć lub równe transakcjom wpływającym na salda kredytowe.
Księgowi i księgowi dokumentują wydatki firmy i płatności, które otrzymuje poprzez szereg wpisów do dziennika. Na przykład, jeśli firma zakupi zapasy na kredyt, zostanie dokonany zapis debetowy w wysokości zakupu zapasów. Odpowiedni zapis kredytowy zostanie dokonany dla tej samej kwoty, która wskazuje, że saldo jest należne na fakturze lub linii kredytowej. Kwoty te są ostatecznie wykorzystywane do obliczania salda końcowego konta, które można następnie przenieść do jednego z rodzajów prostych ksiąg rachunkowych.
Termin t-konto jest używany do opisania procesu sortowania transakcji debetowych i kredytowych. Nazwa pochodzi od sposobu reprezentacji transakcji: linia przypominająca literę „t” jest rysowana na papierze, z kwotami debetowymi zapisanymi po prawej stronie, a kwotami kredytowymi zapisanymi po lewej stronie. Każda transakcja zawiera zarówno obciążenie, jak i kredyt dla księgi pomocniczej. Na przykład płatność dokonana na fakturze spowodowałaby obciążenie lub zmniejszenie rachunku gotówkowego i uznania lub zwiększenie rachunku rozliczeniowego.
Dla grup transakcji, które są ze sobą powiązane, tworzona jest księga pomocnicza. Księgi pomocnicze są sposobem na uproszczenie sprawozdań finansowych firmy. Odzwierciedlają, czy saldo konta wzrosło, czy zmniejszyło się w trakcie okresu obrachunkowego, który zwykle może trwać trzy miesiące, sześć miesięcy lub rok. Na przykład w przypadku należności kwota salda może odzwierciedlać, czy firma ma problemy z pobieraniem pieniędzy z zapasów, które zostały już sprzedane.
Salda końcowe ksiąg pomocniczych są przenoszone do ksiąg głównych. Tego rodzaju proste księgi rachunkowe są podsumowaniem początków całego salda debetowego i kredytowego firmy. Księga główna nie podaje szczegółów dotyczących sald kont. Na przykład konto „sprzedaż” będzie wymienione jako pojedyncze saldo i będzie sumą całej sprzedaży wygenerowanej przez firmę w tym okresie rozliczeniowym.
Księgi główne są również nazywane „wpisem końcowym”. Proste księgi zawierają wartości, które zostaną wykorzystane do utworzenia bilansu firmy, rachunku zysków i strat oraz rachunku przepływów pieniężnych. Staranne prowadzenie dokumentacji w prostych księgach może być szczególnie pomocne, gdy przyjdzie czas na zbudowanie bilansu, ponieważ aktywa firmy muszą być równe jej zobowiązaniom plus kapitał własny akcjonariuszy.