Quels sont les différents types de ledgers simples?
Les entreprises utilisent des simples registres pour suivre et documenter les entrées et les sorties d'argent. Les grands comptes divisent les soldes des comptes d'actifs et de passifs en débits et en crédits. Les grands livres auxiliaires détaillent les transactions qui affectent directement le solde d'un compte, tels que les comptes à recevoir. Les grands livres sont parfois appelés comptes t, car toutes les transactions qui affectent les soldes débiteurs doivent être équilibrées ou égales aux transactions qui affectent les soldes créditeurs.
Les comptables et les comptables documentent les dépenses d'une entreprise et les paiements qu'elle reçoit au moyen d'une série d'écritures de journal. Par exemple, si une entreprise achète des stocks à crédit, une entrée débitrice correspondant au montant de l’achat sera effectuée. Une écriture de crédit correspondante sera effectuée pour le même montant, ce qui indique qu'un solde est dû sur une facture ou une marge de crédit. Ces montants sont finalement utilisés pour calculer le solde final d'un compte, qui peut ensuite être transféré vers l'un des types de grands livres.
Le terme t-compte est utilisé pour décrire le processus de tri des transactions de débit et de crédit. Le nom est dérivé de la façon dont les transactions sont représentées: une ligne ressemblant à la lettre "t" est tracée sur papier, les montants débiteurs étant enregistrés à droite et les montants crédités enregistrés à gauche. Chaque transaction contient à la fois un débit et un avoir dans un grand livre. Par exemple, un paiement effectué sur une facture entraînerait un débit ou une diminution sur le compte de caisse et un crédit ou une augmentation sur le compte de comptes fournisseurs.
Pour les groupes de transactions liés les uns aux autres, un grand livre auxiliaire est créé. Les grands livres auxiliaires permettent de simplifier les états financiers d'une entreprise. Ils indiquent si le solde d'un compte a augmenté ou diminué au cours d'une période comptable, qui peut généralement s'étendre sur trois mois, six mois ou un an. Par exemple, dans le cas des comptes clients, le montant du solde peut indiquer si une entreprise a des problèmes pour recouvrer des sommes dues sur des stocks déjà vendus.
Les soldes de clôture des grands livres auxiliaires sont transférés aux grands livres généraux. Ces types de grands livres récapitulent les origines des soldes débiteurs et créditeurs d'une entreprise. Le grand livre ne donne pas de détails sur les soldes des comptes. Par exemple, le compte "ventes" sera répertorié comme un solde unique et représente le total de toutes les ventes générées par la société pour cette période comptable.
Les grands livres généraux sont également connus comme une "entrée finale". Les grands livres contiennent les valeurs qui seront utilisées pour créer le bilan, le compte de résultat et le tableau des flux de trésorerie d'une entreprise. Une tenue soignée dans des registres simples peut s'avérer particulièrement utile lorsque vient le temps d'établir un bilan, car l'actif d'une entreprise doit être égal à son passif, augmenté de ses fonds propres.