Wat zijn de stappen voor creditcardafstemming?
Afstemming van creditcards is het proces waarbij creditafschriften worden gekoppeld aan ontvangsten om eventuele afwijkingen te vinden en op te lossen. Er zijn veel manieren om creditcardafstemming aan te pakken, met behulp van geavanceerde software, zorgvuldige accountants of zelfs een betrouwbare rekenmachine. Het bijhouden van goede gegevens en het regelmatig controleren van overzichten wordt vaak aanbevolen door financiële experts als de beste manier om problemen met creditcardafstemming te beheren.
De eerste van de vele belangrijke stappen voor creditcardafstemming is het verkrijgen van een bank- of creditcardafschrift. Dit kan een papieren afschrift zijn dat naar een rekeninghouder is gemaild, of kan een online afschrift zijn dat u kunt vinden op de website van de kredietgever of de bank. Gewoonlijk worden afschriften eenmaal per maand gegeven, maar kunnen vaker worden uitgegeven op verzoek van de rekeninghouder. Mensen met opties voor online bankieren kunnen op elk gewenst moment een actueel overzicht krijgen door eenvoudig online in te loggen op hun account.
Het is belangrijk om bonnen te bewaren die kunnen worden gecontroleerd aan de hand van een creditcardafschrift. Zorg ervoor dat u altijd om een ontvangstbewijs vraagt wanneer u met een creditcard betaalt, en probeer ze op datum geordend te houden. Voor online transacties of transacties die geen bonnen afgeven, houdt u een grootboek bij van het uitgegeven bedrag en de datum van aankoop. Veel bedrijven hebben een andere naam voor laaddoeleinden dan die van hun winkel of bedrijf; bijvoorbeeld het kopen van een hotdog op een carnaval kan ertoe leiden dat de aanklacht wordt vermeld bij Bob & Co Amusements, de eigenaar, in plaats van Hot Dog A-Go-Go. Zolang het totaal en de datum overeenkomen met ontvangsten, kan dit over het algemeen als een overeenkomst worden beschouwd.
Zodra het overzicht beschikbaar is en de ontvangsten zijn georganiseerd, begint het echte proces van creditcardafstemming. Controleer het overzicht en zorg ervoor dat de bonnen overeenkomen met het totaal en de datum. Fouten komen vrij veel voor in de creditcardindustrie en het kan verrassend zijn om uit te vinden hoeveel fouten er zijn gemaakt. Omcirkel of markeer eventuele verschillen en maak u klaar om contact op te nemen met de creditcardmaatschappij en om terugbetaling van een ongeautoriseerde transactie te vragen. Verschillende kredietinstellingen hebben een verschillend beleid met betrekking tot creditcardafstemming; probeer een organisatie te vinden met een soepel beleid inzake geldteruggave.
Sommige mensen gebruiken afstemmingssoftware of krijgen professionele hulp bij het afstemmen van creditcards. Softwareprogramma's maken de synchronisatie van een afschrift met bonnen mogelijk en nemen alle wiskunde uit het proces. Deze programma's zijn ook uitstekend voor bedrijven die grote hoeveelheden creditcardtransacties verwerken, omdat ze snel een koppeling kunnen maken tussen kassasystemen en creditcardmachines, en ervoor moeten zorgen dat het totale aankoopbedrag gelijk is aan het bedrag dat in rekening is gebracht. Professionele accountants kunnen het proces voor klanten beheren en zullen eventuele discrepanties kunnen onderzoeken en documentatie kunnen verstrekken die aan de crediteur kan worden verstrekt om een terugbetaling te verkrijgen.