Quali sono i passaggi per la riconciliazione delle carte di credito?
La riconciliazione della carta di credito è il processo di abbinamento degli estratti conto con le ricevute per individuare e correggere eventuali discrepanze. Esistono molti modi per gestire la riconciliazione delle carte di credito, con l'aiuto di software avanzati, contabili accurati o persino un calcolatore affidabile. Tenere spesso buoni registri e controllare le dichiarazioni è spesso raccomandato dagli esperti finanziari come il modo migliore per gestire i problemi di riconciliazione delle carte di credito.
Il primo dei molti passaggi importanti per la riconciliazione della carta di credito è ottenere un estratto conto bancario o della carta di credito. Questo può essere un estratto cartaceo che viene inviato a un titolare del conto o può essere un estratto conto online che si trova sul sito del prestatore o della banca. Di solito, gli estratti conto vengono dati una volta al mese, ma possono essere emessi più spesso su richiesta del titolare del conto. Le persone con opzioni di online banking possono essere in grado di ottenere un estratto conto in qualsiasi momento semplicemente accedendo ai loro conti online.
È importante conservare le ricevute che possono essere verificate con un estratto conto della carta di credito. Assicurati di chiedere sempre una ricevuta quando paghi con una carta di credito e cerca di tenerli organizzati per data. Per le transazioni online o quelle che non emettono ricevute, tenere un libro mastro dell'importo speso e della data di acquisto. Molte aziende hanno un nome diverso a fini di addebito rispetto a quello del loro negozio o operazione; ad esempio, l'acquisto di un hot dog a un carnevale potrebbe comportare che la carica sia elencata in Bob & Co Amusements, il proprietario, anziché in Hot Dog A-Go-Go. Fintanto che il totale e la data coincidono con le entrate, in genere può essere assunto come una corrispondenza.
Una volta che l'estratto conto è disponibile e le ricevute sono organizzate, inizia il vero processo di riconciliazione della carta di credito. Controlla la dichiarazione e assicurati che le ricevute corrispondano in totale e data. Gli errori sono abbastanza comuni nel settore delle carte di credito e potrebbe essere sorprendente scoprire quanti errori sono stati commessi. Cerchia o evidenzia eventuali discrepanze e preparati a contattare la società della carta di credito e chiedere il rimborso di una transazione non autorizzata. Diversi istituti di credito hanno politiche diverse in merito alla riconciliazione delle carte di credito; prova a trovare un'organizzazione con politiche indulgenti in materia di restituzione del denaro.
Alcune persone utilizzano il software di riconciliazione o ottengono un aiuto professionale per la riconciliazione con carta di credito. I programmi software consentono la sincronizzazione di un'istruzione con le ricevute e eliminano tutta la matematica dal processo. Questi programmi sono eccellenti anche per le aziende che elaborano grandi quantità di transazioni con carta di credito, in quanto possono creare rapidamente un collegamento tra i sistemi di cassa e le macchine per carte di credito, assicurandosi che il totale dell'acquisto sia lo stesso importo addebitato. I contabili professionisti possono gestire il processo per i clienti e saranno in grado di indagare su eventuali discrepanze e fornire la documentazione che può essere data al creditore al fine di ottenere un rimborso.