Wat is een biedingsformulier?
Een biedingsformulier is meestal vereist voor elk bedrijf dat reageert op een aanbestedingsprocedure voor bouw- of renovatieprojecten. De daadwerkelijke indeling van het formulier en de vereiste informatie worden verstrekt door de aanbestedende organisatie. Bij bouw- en renovatieprojecten is het heel gebruikelijk dat de aanbestedingsreacties blauwdrukken, projectplannen, kostenberekening, gedetailleerde specificaties en tal van andere informatie bevatten. Het doel van dit formulier is om een samenvatting van één pagina te geven van de essentiële informatie met betrekking tot het bod.
Hoewel de details kunnen variëren, is het biedingsformulier verdeeld in vier secties: het indienen van contactgegevens van het bedrijf, projectdetails, biedingsdetails en essentiële opmerkingen. Ervaren bedrijven vereisen van leveranciers dat ze twee exemplaren van het biedingsformulier voorbereiden voordat ze worden ingediend. Na ontvangst van de biedreactie, worden beide exemplaren gestempeld met de ontvangen tijd en datum, en ondertekend door een naar behoren gemachtigde vertegenwoordiger van de aanbestedende onderneming. Eén exemplaar is bij de inzending gevoegd en de andere is teruggestuurd naar de verkoper. Dit biedingsformulier maakt vervolgens deel uit van het totale pakket en levert een bewijs van ontvangst, mocht er later een geschil zijn.
Het eerste gedeelte van het biedingsformulier bevat de relevante informatie over het indienende bedrijf. Dit omvat de juridische en operationele naam van het bedrijf, het adres van het hoofdkantoor, het belastingrekeningnummer, primaire en secundaire contacten, evenals telefoon-, e-mail- en faxnummers. Als de staat vereist dat alle bouw- of renovatiebedrijven vergunningen of vergunningen hebben, moeten de nummers op het biedingsformulier worden vermeld. Als het bedrijf een eenmanszaak of maatschap is, moeten ook de namen van de eigenaren worden vermeld. Deze informatie is niet vereist voor vennootschappen.
De projectdetails moeten het aanbestedingsnummer, de naam van het aanbestedende bedrijf en contactgegevens bevatten. Veel bedrijven nemen het overzicht of de synopsis van het project op in dit gedeelte, rechtstreeks overgenomen uit de aanbestedingsstukken. Het doel van het opnemen van de synopsis is om duidelijk te identificeren voor welk project het bod is bedoeld.
De details over het bod zijn meestal de totale dollarwaarde en een specifieke uitsluiting. Een aanbesteed project voor het ontwerpen en bouwen van een brug kan bijvoorbeeld de totale dollarwaarde van het project bevatten, plus een verklaring dat de kosten voor de milieubeoordeling en goedkeuring niet zijn inbegrepen. Deze informatie is een essentieel onderdeel van het bod en moet duidelijk worden gedefinieerd.
Essentiële opmerkingen bevatten informatie die deel uitmaakt van het bod, maar kan worden gewijzigd. Informatie over mogelijke vertragingen in de starttijd van het project, vanwege een voortdurende staking of onbeschikbaarheid van materialen, is meestal opgenomen in deze sectie. Deze voorwaarden zijn dezelfde voor alle providers, maar moeten in het antwoord worden gedefinieerd.