Hva er et budskjema?

Et budskjema kreves vanligvis av ethvert firma som svarer på en anbudsprosess for bygg- eller renoveringsprosjekter. Selve utformingen av skjemaet og den nødvendige informasjonen blir gitt av anbudsorganisasjonen. I bygg- og renoveringsprosjekter er det veldig vanlig at anbudssvarene inkluderer blåkopier, prosjektplaner, kostnadskostnader, detaljerte spesifikasjoner og en rekke andre opplysninger. Formålet med dette skjemaet er å gi en 1-siders sammendrag av essensiell informasjon relatert til budet.

Selv om detaljene kan variere, er budskjemaet delt inn i fire seksjoner: sende selskapets kontaktinformasjon, prosjektdetaljer, buddetaljer og viktige notater. Erfarne selskaper krever at leverandører utarbeider to eksemplarer av budskjemaet i forkant av innleveringen. Når mottakelsen av budresponsen er mottatt, blir begge kopiene stemplet med mottatt tid og dato og signert av en behørig autorisert representant for tilbudsfirmaet. Den ene kopien er vedlagt innsendingen, og den andre returneres til leverandøren. Dette budskjemaet er da en del av den samlede pakken, og gir bevis på mottakelse, hvis det skulle være en tvist senere.

Den første delen av budskjemaet inneholder relevant informasjon om det innsendende selskapet. Dette inkluderer selskapets juridiske og driftsnavn, hovedkontoradresse, skattekontonummer, primære og sekundære kontakter, samt telefon-, e-post- og faksnumre. Hvis staten krever at alle bygg- eller renoveringsfirmaer har lisenser eller tillatelser, bør tallene være med på budskjemaet. Hvis selskapet er eneeier eller partnerskap, bør eierne også vises. Denne informasjonen er ikke nødvendig for integrerte selskaper.

Prosjektdetaljene skal inneholde anbudsnummeret, navnet på tilbudsbedriften og kontaktinformasjon. Mange firmaer har oversikt eller synopsis av prosjektet i denne delen, kopiert direkte fra konkurransegrunnlaget. Hensikten med å inkludere synopsis er å tydelig identifisere prosjektet som budet er til.

Detaljene om budet er vanligvis den totale dollarverdien og spesifikk eksklusjon. For eksempel kan et tilbudt prosjekt for å utforme og konstruere en bro inkludere prosjektets totale dollarverdi, pluss en uttalelse om at kostnadene for miljøvurderingen og godkjenningen ikke er inkludert. Denne informasjonen er en viktig del av budet og må være tydelig definert.

Viktige merknader gir informasjon som er en del av budet, men kan endres. Informasjon om potensielle forsinkelser i prosjektstarttiden, på grunn av en pågående streik eller utilgjengelighet av materialer, er vanligvis inkludert i denne delen. Disse forholdene er de samme for alle tilbydere, men må defineres i svaret.