Vad är ett budform?
Ett budformulär krävs vanligtvis av alla företag som svarar på en anbudsprocess för bygg- eller renoveringsprojekt. Formulärens utformning och den information som krävs tillhandahålls av anbudsorganisationen. Vid bygg- och renoveringsprojekt är det mycket vanligt att anbudssvaren inkluderar ritningar, projektplaner, kostnad, detaljerade specifikationer och en mängd annan information. Syftet med detta formulär är att tillhandahålla en sammanfattning på en sida av väsentlig information relaterad till budet.
Även om detaljerna kan variera, är budformuläret uppdelat i fyra avsnitt: skicka företagets kontaktinformation, projektinformation, budinformation och väsentliga anteckningar. Erfarna företag kräver att säljare förbereder två exemplar av budformuläret före inlämningen. Efter mottagandet av budsvaret stämplas båda kopiorna med mottagen tid och datum och undertecknas av en vederbörligen auktoriserad representant för anbudsföretaget. En kopia bifogas inlämningen, och den andra returneras till säljaren. Detta budformulär är sedan en del av det totala paketet, som ger bevis på mottagandet, om det skulle bli en tvist senare.
Den första delen av budformuläret innehåller relevant information om det inlämnande företaget. Detta inkluderar företagets juridiska och operativa namn, huvudkontorsadress, skattekontonummer, primära och sekundära kontakter samt telefon-, e-post- och faxnummer. Om staten kräver att alla bygg- och renoveringsföretag ska ha licenser eller tillstånd bör siffrorna inkluderas i budformuläret. Om företaget är ensam ägare eller partnerskap bör ägarnas namn också anges. Denna information krävs inte för integrerade företag.
Projektinformationen bör innehålla anbudsnummer, anbudsföretagets namn och kontaktinformation. Många företag inkluderar översikten eller sammanfattningen av projektet i det här avsnittet, kopierat direkt från anbudsdokumenten. Syftet med att inkludera synopsis är att tydligt identifiera det projekt som budet avser.
Detaljerna om budet är vanligtvis det totala dollarvärdet och all specifik uteslutning. Till exempel kan ett anbudsförfarande för design och konstruktion av en bro innehålla projektets totala dollarvärde, plus ett uttalande om att kostnaderna för miljöbedömning och godkännande inte ingår. Denna information är en väsentlig del av budet och måste vara tydligt definierad.
Väsentliga anteckningar ger information som ingår i budet, men kan ändras. Information om potentiella förseningar i projektstarttiden, på grund av en pågående strejk eller otillgänglighet av material, inkluderas vanligtvis i detta avsnitt. Dessa villkor är desamma för alla leverantörer, men måste definieras i svaret.