Che cos'è un modulo di offerta?
Un modulo di offerta è in genere richiesto da qualsiasi azienda che risponde a una procedura di gara per progetti di costruzione o ristrutturazione. La struttura effettiva del modulo e le informazioni richieste sono fornite dall'organizzazione di gara. Nei progetti di costruzione e ristrutturazione, è molto comune che le risposte agli appalti includano progetti, piani di progetto, costi, specifiche dettagliate e una serie di altre informazioni. Lo scopo di questo modulo è fornire un riepilogo di una pagina delle informazioni essenziali relative all'offerta.
Sebbene i dettagli possano variare, il modulo di offerta è suddiviso in quattro sezioni: invio delle informazioni di contatto dell'azienda, dettagli del progetto, dettagli dell'offerta e note essenziali. Le aziende con esperienza richiedono ai fornitori di preparare due copie del modulo di offerta prima della presentazione. Al ricevimento della risposta all'offerta, entrambe le copie sono timbrate con l'ora e la data ricevute e firmate da un rappresentante debitamente autorizzato della società di appalto. Una copia è allegata all'invio e l'altra restituita al venditore. Questo modulo di offerta fa quindi parte del pacchetto complessivo, fornendo la prova di ricezione, in caso di controversia in seguito.
La prima sezione del modulo di offerta include le informazioni pertinenti sulla società che presenta. Ciò include il nome legale e operativo dell'azienda, l'indirizzo della sede centrale, il numero di conto fiscale, i contatti primari e secondari, nonché i numeri di telefono, e-mail e fax. Se lo stato richiede che tutte le imprese di costruzione o ristrutturazione dispongano di licenze o permessi, i numeri devono essere inclusi nel modulo di offerta. Se la società è proprietaria unica o società di persone, devono essere elencati anche i nomi dei proprietari. Questa informazione non è richiesta per le società incorporate.
I dettagli del progetto dovrebbero includere il numero di gara, il nome della società di gara e le informazioni di contatto. Molte aziende includono la panoramica o la sinossi del progetto in questa sezione, copiata direttamente dai documenti di gara. Lo scopo di includere la sinossi è quello di identificare chiaramente il progetto a cui l'offerta è rivolta.
I dettagli sull'offerta sono in genere il valore totale in dollari e qualsiasi esclusione specifica. Ad esempio, un progetto di gara per progettare e costruire un ponte può includere il valore totale in dollari del progetto, oltre a una dichiarazione secondo cui i costi per la valutazione ambientale e l'approvazione non sono inclusi. Questa informazione è una parte essenziale dell'offerta e deve essere chiaramente definita.
Le note essenziali forniscono informazioni che fanno parte dell'offerta, ma sono soggette a modifiche. Le informazioni sui potenziali ritardi nell'ora di inizio del progetto, a causa di uno sciopero in corso o dell'indisponibilità dei materiali, sono generalmente incluse in questa sezione. Queste condizioni sono le stesse per tutti i provider, ma devono essere definite nella risposta.