Hvad er en budform?
En budformular er typisk påkrævet af ethvert firma, der reagerer på en udbudsproces for bygge- eller renoveringsprojekter. Den faktiske layout af formularen og de krævede oplysninger leveres af den udbydende organisation. I konstruktions- og renoveringsprojekter er det meget almindeligt, at udbudssvarene inkluderer tegninger, projektplaner, omkostningsberegning, detaljerede specifikationer og en række andre oplysninger. Formålet med denne formular er at give en en-sides oversigt over de væsentlige informationer, der er relateret til budet.
Selv om detaljerne kan variere, er budformularen opdelt i fire sektioner: indsendelse af virksomhedens kontaktoplysninger, projektoplysninger, buddetaljer og væsentlige noter. Erfarne virksomheder kræver, at leverandører udarbejder to eksemplarer af budformularen inden indsendelsen. Efter modtagelse af budresponset stemples begge kopier med den modtagne tid og dato og underskrives af en behørigt autoriseret repræsentant for det udbydende firma. Den ene kopi er knyttet til indsendelsen, og den anden returneres til sælgeren. Denne budformular er derefter en del af den samlede pakke, der leverer bevis for modtagelse, hvis der senere er en tvist.
Den første sektion af budformen indeholder de relevante oplysninger om det indsendende selskab. Dette inkluderer virksomhedens juridiske og driftsmæssige navn, hovedkontoradresse, skattekontonummer, primære og sekundære kontakter samt telefon-, e-mail- og faxnumre. Hvis staten kræver, at alle bygge- og renoveringsfirmaer har licenser eller tilladelser, skal numrene medtages på budformularen. Hvis virksomheden er en eneejer eller partnerskab, skal ejernes navn også anføres. Denne information er ikke påkrævet for integrerede virksomheder.
Projektdetaljerne skal indeholde udbudsnummeret, navnet på det udbydende selskab og kontaktoplysninger. Mange virksomheder inkluderer oversigten eller synopsis af projektet i dette afsnit, der er kopieret direkte fra udbudsmaterialet. Formålet med at inkludere synopsis er klart at identificere det projekt, budet er til.
Detaljerne om budet er typisk den samlede dollarværdi og enhver specifik udelukkelse. For eksempel kan et udbudt projekt til design og konstruktion af en bro omfatte projektets samlede dollarværdi plus en erklæring om, at omkostningerne til miljøvurderingen og godkendelsen ikke er inkluderet. Disse oplysninger er en væsentlig del af budet og skal være klart defineret.
Væsentlige bemærkninger giver oplysninger, der udgør en del af budet, men kan ændres. Oplysninger om mulige forsinkelser i projektets starttid på grund af en løbende strejke eller utilgængelighed af materialer er normalt inkluderet i dette afsnit. Disse betingelser er de samme for alle udbydere, men skal defineres i svaret.