Qu'est-ce qu'un formulaire de soumission?
Un formulaire de soumission est généralement requis par toute entreprise répondant à un processus d'appel d'offres pour des projets de construction ou de rénovation. La présentation réelle du formulaire et les informations requises sont fournies par l'organisme soumissionnaire. Dans les projets de construction et de rénovation, il est très courant que les réponses aux appels d'offres incluent des plans, des plans de projet, des devis, des spécifications détaillées et une foule d'autres informations. Ce formulaire a pour objet de fournir un résumé d’une page des informations essentielles relatives à la soumission.
Bien que les détails puissent varier, le formulaire de candidature est divisé en quatre sections: soumission des coordonnées de la société, détails du projet, détails de la soumission et notes essentielles. Les entreprises expérimentées exigent des fournisseurs qu'ils préparent deux exemplaires du formulaire de soumission avant la soumission. À la réception de la réponse, les deux copies sont estampillées de l’heure et de la date de réception et sont signées par un représentant dûment autorisé de la société d’appel d’offres. Une copie est jointe à la soumission et l'autre est renvoyée au fournisseur. Ce formulaire de soumission fait alors partie du paquet global et fournit une preuve de réception en cas de litige ultérieurement.
La première section du formulaire de soumission comprend les informations pertinentes sur la société soumissionnaire. Cela comprend le nom légal et commercial de l'entreprise, l'adresse du siège social, le numéro de compte fiscal, les contacts principaux et secondaires, ainsi que les numéros de téléphone, de courrier électronique et de télécopie. Si l'État exige que toutes les entreprises de construction ou de rénovation possèdent des licences ou des permis, les numéros doivent figurer sur le formulaire de soumission. Si la société est un propriétaire unique ou une société de personnes, les noms des propriétaires doivent également être énumérés. Cette information n'est pas requise pour les sociétés constituées.
Les détails du projet doivent inclure le numéro d'appel d'offres, le nom de l'entreprise soumissionnaire et les coordonnées. De nombreuses entreprises incluent l'aperçu ou le synopsis du projet dans cette section, copiée directement à partir des documents d'appel d'offres. Le synopsis a pour but d'identifier clairement le projet pour lequel la candidature est présentée.
Les détails de l'offre sont généralement la valeur totale en dollars et toute exclusion spécifique. Par exemple, un projet soumissionné de conception et de construction d'un pont peut inclure la valeur totale du projet en dollars, ainsi qu'une déclaration précisant que les coûts de l'évaluation et de l'approbation environnementales ne sont pas inclus. Cette information est une partie essentielle de l'offre et doit être clairement définie.
Les notes essentielles fournissent des informations qui font partie de la soumission, mais sont sujettes à modification. Des informations sur les retards potentiels dans l'heure de début du projet, en raison d'une grève continue ou de l'indisponibilité de matériel, sont généralement incluses dans cette section. Ces conditions sont les mêmes pour tous les fournisseurs, mais doivent être définies dans la réponse.