Co to jest formularz oferty?
Formularz oferty jest zazwyczaj wymagany przez każdą firmę odpowiadającą na proces przetargowy na projekty budowlane lub remontowe. Rzeczywisty układ formularza i wymagane informacje są dostarczane przez organizację przetargową. W projektach budowlanych i remontowych reakcje przetargowe bardzo często obejmują plany, plany projektów, kosztorysy, szczegółowe specyfikacje i wiele innych informacji. Celem tego formularza jest dostarczenie jednostronicowego podsumowania istotnych informacji związanych z ofertą.
Chociaż szczegóły mogą się różnić, formularz oferty jest podzielony na cztery sekcje: przesłanie danych kontaktowych firmy, szczegółów projektu, szczegółów oferty i istotnych notatek. Doświadczone firmy wymagają od dostawców przygotowania dwóch kopii formularza oferty przed złożeniem wniosku. Po otrzymaniu odpowiedzi na ofertę obie kopie są opatrzone pieczęcią otrzymaną godziną i datą oraz podpisane przez należycie upoważnionego przedstawiciela firmy oferenta. Jedna kopia jest dołączana do zgłoszenia, a druga zwracana do dostawcy. Ten formularz oferty jest następnie częścią ogólnego pakietu i stanowi dowód odbioru w przypadku sporu w późniejszym terminie.
Pierwsza część formularza oferty zawiera istotne informacje o firmie składającej ofertę. Obejmuje to nazwę prawną i operacyjną firmy, adres siedziby głównej, numer rachunku podatkowego, główne i dodatkowe kontakty, a także numery telefonu, poczty elektronicznej i faksu. Jeśli państwo wymaga, aby wszystkie firmy budowlane lub remontowe posiadały licencje lub pozwolenia, liczby powinny być zawarte w formularzu oferty. Jeśli firma jest jednoosobowym właścicielem lub spółką osobową, należy również wymienić nazwiska właścicieli. Informacje te nie są wymagane dla zarejestrowanych firm.
Szczegóły projektu powinny zawierać numer oferty, nazwę oferenta oraz dane kontaktowe. Wiele firm zamieszcza przegląd lub streszczenie projektu w tej sekcji, skopiowane bezpośrednio z dokumentacji przetargowej. Celem włączenia streszczenia jest jednoznaczna identyfikacja projektu, na który złożona jest oferta.
Szczegółowe informacje na temat oferty to zazwyczaj całkowita wartość dolara i wszelkie konkretne wykluczenia. Na przykład projekt przetargowy dotyczący zaprojektowania i budowy mostu może zawierać całkowitą wartość projektu w dolarach, a także oświadczenie, że koszty oceny środowiskowej i zatwierdzenia nie są uwzględnione. Informacje te są istotną częścią oferty i muszą być jasno określone.
Niezbędne uwagi zawierają informacje stanowiące część oferty, ale mogą ulec zmianie. Informacje o potencjalnych opóźnieniach w czasie rozpoczęcia projektu, wynikające z trwającego strajku lub niedostępności materiałów, są zwykle zawarte w tej sekcji. Warunki te są takie same dla wszystkich dostawców, ale należy je zdefiniować w odpowiedzi.