Was ist ein Gebotsformular?
Ein Angebotsformular wird in der Regel von jedem Unternehmen benötigt, das auf ein Ausschreibungsverfahren für Bau- oder Renovierungsprojekte reagiert. Das tatsächliche Layout des Formulars und die erforderlichen Informationen werden von der ausschreibenden Organisation bereitgestellt. Bei Bau- und Renovierungsprojekten enthalten die Ausschreibungsantworten häufig Entwürfe, Projektpläne, Kosten, detaillierte Spezifikationen und eine Vielzahl anderer Informationen. Mit diesem Formular soll eine einseitige Zusammenfassung der wesentlichen Informationen zum Angebot bereitgestellt werden.
Obwohl die Details variieren können, ist das Angebotsformular in vier Abschnitte unterteilt: Einreichen der Kontaktinformationen des Unternehmens, Projektdetails, Angebotsdetails und wichtige Hinweise. Erfahrene Unternehmen verlangen vom Anbieter, dass er vor der Einreichung zwei Kopien des Angebotsformulars erstellt. Nach Eingang der Antwort auf das Angebot werden beide Exemplare mit Uhrzeit und Datum des Eingangs versehen und von einem ordnungsgemäß bevollmächtigten Vertreter der Bieterfirma unterzeichnet. Eine Kopie ist der Einreichung beigefügt, die andere geht an den Verkäufer zurück. Dieses Angebotsformular ist dann Bestandteil des Gesamtpakets und dient als Empfangsnachweis für den Fall, dass es später zu Streitigkeiten kommt.
Der erste Abschnitt des Angebotsformulars enthält die relevanten Informationen zum einreichenden Unternehmen. Dazu gehören der Rechts- und Betriebsname des Unternehmens, die Adresse des Hauptsitzes, die Steuerkontonummer, die primären und sekundären Kontakte sowie Telefon-, E-Mail- und Faxnummern. Wenn der Staat verlangt, dass alle Bau- oder Renovierungsunternehmen Lizenzen oder Genehmigungen haben, sollten die Nummern auf dem Angebotsformular angegeben werden. Wenn das Unternehmen ein Einzelunternehmer oder eine Personengesellschaft ist, sollten auch die Namen der Eigentümer aufgeführt werden. Diese Informationen sind für eingetragene Unternehmen nicht erforderlich.
Die Projektdetails sollten die Ausschreibungsnummer, den Namen der Ausschreibungsfirma und die Kontaktinformationen enthalten. Viele Firmen fügen die Übersicht oder Zusammenfassung des Projekts in diesen Abschnitt ein, der direkt aus den Ausschreibungsunterlagen übernommen wurde. Mit der Inhaltsangabe soll das Projekt, für das das Angebot abgegeben wird, eindeutig identifiziert werden.
Bei den Details zum Gebot handelt es sich in der Regel um den Gesamtwert des Dollars und einen bestimmten Ausschluss. Beispielsweise kann ein ausgeschriebenes Projekt zur Planung und zum Bau einer Brücke den Gesamtwert des Projekts in US-Dollar sowie eine Erklärung enthalten, dass die Kosten für die Umweltverträglichkeitsprüfung und -genehmigung nicht enthalten sind. Diese Informationen sind ein wesentlicher Bestandteil des Angebots und müssen klar definiert werden.
Wichtige Hinweise enthalten Informationen, die Teil des Angebots sind, sich jedoch ändern können. Informationen zu möglichen Verzögerungen beim Projektstart aufgrund eines andauernden Streiks oder der Nichtverfügbarkeit von Materialien finden Sie normalerweise in diesem Abschnitt. Diese Bedingungen sind für alle Anbieter gleich, müssen jedoch in der Antwort definiert werden.