Wat is een boeksaldo?

Een boekensaldo, ook bekend als een brutosaldo, bestaat uit het bedrag dat op een rekening wordt gestort voordat een aanpassing van dat saldo wordt aangebracht. De term wordt ook gebruikt om te verwijzen naar het saldo dat aanwezig is op een rekening op de laatste dag van de huidige bankperiode, of het einde van de bedrijfsmaand. Vanuit dit perspectief kan het boeksaldo worden beschouwd als het startpunt voor het afstemmen van de rekeningrecords bij de bank en de records die door de rekeninghouder worden bijgehouden.

Aangezien het boeksaldo het brutosaldo van het geld op de rekening is voordat cheques worden gewist of stortingen worden geboekt, kan het cijfer al dan niet nauwkeurig weergeven met hoeveel geld de rekeninghouder moet werken. Om tot dat cijfer te komen, moeten uitstaande cheques of andere afschrijvingen van dat saldo worden afgetrokken. Soms aangeduid als een nettosaldo, geeft dit cijfer weer wat overblijft nadat de openstaande schulden zijn verrekend. Door rekening te houden met de openstaande bedragen, minimaliseert de rekeninghouder het risico dat de rekening te veel wordt opgenomen, boetes worden opgelegd en mogelijk een cheque wordt geretourneerd.

Als het gaat om stortingen in behandeling, is het meestal geen goed idee om dat bedrag aan het boeksaldo toe te voegen om te bepalen hoeveel van het rekeningsaldo kan worden opgenomen of anderszins gebruikt. Dit komt door wat bekend staat als de vlotter op de ingelegde fondsen. Veel banken hebben het beleid om de aanbetaling pas op de rekening toe te passen als het geld van de uitgevende bank is gewist. Afhankelijk van de aard van de aanbetaling, kan deze vlotterperiode maximaal drie werkdagen duren. Als de rekeninghouder in de tussentijdse periode een cheque schrijft die het huidige nettosaldo overschrijdt, kan dit een kettingreactie van geretourneerde cheques of andere niet-toegestane afschrijvingen veroorzaken, omdat de aanbetaling nog in behandeling is en niet daadwerkelijk op de rekening wordt geboekt.

Het kennen van het boeksaldo vanaf een specifieke datum is om verschillende redenen belangrijk. Ten eerste maakt het het mogelijk om de administratie van de bank te verzoenen met de administratie van de rekeninghouder. Voor bedrijven die belasting moeten betalen over de openstaande saldi op hun geldrekeningen, is het veel gemakkelijker om die belastingen te berekenen als ze weten hoeveel contant geld er op een bepaalde dag is. In elke situatie dient het boekensaldo vanaf een specifieke datum als uitgangspunt om te bepalen waar sindsdien verschillen zijn opgetreden en om deze boekhoudkundige problemen te corrigeren.