Wat is een verzamelitem?

In de boekhouding is een incasso-item een ​​openstaande betaling die nog niet kan worden toegepast op een bestaande journaalboeking omdat het geen materiële contante vordering vertegenwoordigt. Incasso-items kunnen worden gecreëerd door verschillende omstandigheden, zoals achterstallige schulden, slechte cheques en overheidsbevelen, of betalingsachterstanden van derden. Wanneer een incasso-item wordt gepresenteerd, hebben accountantsvertegenwoordigers twee keuzes: ga door met onmiddellijke incasso of schrijf het incasso-item af en accepteer een verlies.

In de meeste gevallen worden incasso-items gemaakt wanneer de gefactureerde partij de factuur niet heeft betaald binnen de periode dat de factuur is uitgegeven. Dit wordt beschouwd als een gedeeltelijk verschuldigde schuld. Dit worden de netto voorwaarden genoemd en kunnen bij ontvangst worden betaald, netto 10 dagen of langer, afhankelijk van de vereisten van het bedrijf dat de factuur afgeeft. Afhaalitems kunnen worden opgelost door eenvoudig een herinnering te sturen om te proberen de betaling binnen een redelijke termijn te verkrijgen en dit in het grootboek te noteren. Zodra de betaling is ontvangen, wordt de boekhoudstatus gewijzigd in een te betalen.

Soms wordt er een incasso-item gemaakt wanneer een betaling per cheque niet is voltooid voor een openstaand item. Dit kan gebeuren wanneer een cheque wordt geretourneerd omdat er onvoldoende financiering is om deze te dekken, of er een stopbetaling of inhouding op de cheque is geplaatst door de begunstigde. In dit geval moet de betaling in incassostatus worden gehouden totdat bevredigende betalingsvoorwaarden door beide partijen kunnen worden geregeld. Bovendien kunnen eventuele gemaakte bankkosten worden ingesteld als een ander incassopunt in het grootboek en later worden gecrediteerd.

Wanneer een warrant op een rekening wordt uitgegeven door een penningmeester van de overheid, moet dit item als een incassopunt in de boekhouding worden vermeld. De warrant garandeert dat een bepaald bedrag op een toekomstige datum door een overheidsinstantie zal worden ontvangen. Dit gebeurt meestal tijdens het wachten op subsidiefinanciering of wanneer een beslissing is genomen op een andere partij en middelen worden toegewezen door een rekenkamer.

Vaak vertragen externe verwerkingsbedrijven betalingen en zorgen ze ervoor dat een incasso-item in een boekhoudproces verschijnt. Deze externe betalingsagentschappen kunnen fondsen gedurende een bepaalde periode in escrow houden totdat aan alle voorwaarden is voldaan in een work-for-hire of projectgebaseerde overeenkomst. Als alternatief moeten de fondsen mogelijk internationaal worden verwerkt met wisselkoersen die door elke zijde van het proces worden bepaald. In sommige gevallen kan een derde verwerkingsbedrijf een merchant account of een online betalingsverwerkingsservice zijn. Hierdoor kan een incasso-item een ​​tijdje aanwezig zijn, maar het kan eenvoudig worden opgelost zodra de betaling is gewist.