Wat is een kredietmemorandum?
Gewoonlijk eenvoudigweg een creditnota of creditnota genoemd, is de creditnota een document dat door een verkoper wordt gemaakt als een manier om eventuele credits die aan een koper of klant zijn verstrekt, te volgen. Het memo wordt vaak gebruikt door commerciële bedrijven om het saldo op een factuur of op een klantaccount in het algemeen aan te passen. Een kredietmemorandum wordt ook vaak door banken gebruikt om aanpassingen aan het saldo op de rekening van een deposant te documenteren die plaatsvonden vanwege een andere factor dan de klant die een storting deed.
In al zijn toepassingen dient de creditnota als middel om wijzigingen in een klantaccount bij te houden, meestal in de vorm van aanpassingen aan een factuur. De aanpassingen hebben meestal te maken met het wijzigen van het verschuldigde bedrag op een factuur omdat de koper niet heeft ontvangen wat werd besteld, of het item onbevredigend was. In plaats van de oude factuur uit de vorderingen te verwijderen, gebruikt de boekhoudafdeling een creditnota om het saldo op de oude factuur aan te passen, dat op zijn beurt het saldo op de rekening van de klant aanpast.
Een creditnota kan worden gebruikt om saldi aan te passen voor elk type goederen of diensten. Als de klant van een teleconferentiebureau bijvoorbeeld ernstige problemen heeft met de servicelevering tijdens een telefonische vergadering en de teleconferentieprovider kan vaststellen dat het probleem niet te wijten was aan factoren bij de klant, is de kans groot dat de klant ontvang een procentuele korting op het in rekening gebrachte bedrag voor de oproep, of ontvang mogelijk een volledig tegoed voor de conferentie. Afhankelijk van de praktijken van de aanbieder van telefonische vergaderingen, ontvangt de klant mogelijk een factuur met een bijgevoegd exemplaar van de creditnota of een factuur met een regelitem waarin de uitgifte van een creditnota en het gecorrigeerde saldo wordt vermeld. Als de conferentie volledig is gecrediteerd, ontvangt de klant mogelijk helemaal geen factuur of creditnota, alsof de conferentie nooit heeft plaatsgevonden.
De creditnota is een uitstekende boekhoudtool die het eenvoudiger maakt om een geschiedenis te maken en bij te houden van welke gebeurtenissen hebben geleid tot de uitgifte van het krediet. De meeste vormen van het memorandum bevatten essentiële informatie zoals datum, tijd, klantnaam, de reden voor de kredietaanpassing en het saldo van de rekening nadat de aanpassing is toegepast. Afhankelijk van het beleid en de procedures van de verkoper kunnen aanvullende gegevens worden opgenomen.