Hvad er et kreditmemorandum?
Normalt kendt simpelt som et kreditnota eller kreditnota, er kreditnotatet et dokument, der oprettes af en sælger som et middel til at spore alle kredit, der udvides til en køber eller kunde. Notatet bruges ofte af kommercielle virksomheder som et middel til at justere saldoen på grund af en faktura eller på en kundes konto generelt. Et kreditnotat anvendes ofte også af banker til at dokumentere justeringer af saldoen på en indskyderkonto, der fandt sted på grund af en anden faktor end kunden, der foretager et indskud.
Kreditmemorandummet fungerer i alle dets applikationer som middel til at spore ændringer til en kundekonto, normalt i form af justeringer af en faktura. Justeringerne har normalt at gøre med at ændre det skyldige beløb på en faktura, fordi køberen ikke modtog det, der blev bestilt, eller varen var utilfredsstillende. I stedet for at fjerne den gamle faktura fra tilgodehavenderne bruger regnskabsafdelingen et kreditnotat til at justere den forfaldne saldo på den gamle faktura, som igen justerer den forfaldne saldo på kundens konto.
Et kreditnotat kan bruges til at justere forfaldne beløb for enhver type varer eller tjenester. For eksempel, hvis klienten til et telekonferencebureau har alvorlige problemer med serviceleveringen på et konferencesamtale, og telekonferenceudbyderen kan bestemme, at problemet ikke skyldtes faktorer ved kundens slutning, er der en god chance for, at klienten vil modtage en procentvis rabat på det beløb, der opkræves for opkaldet, eller muligvis modtage en fuld kredit for konferencen. Afhængig af konferenceopkaldsudbyderens praksis kan klienten modtage en faktura med en vedhæftet kopi af kreditnotatet eller en faktura med en linjepost, der bemærker udstedelsen af en kreditnota og den justerede forfaldne saldo. Hvis konferencen blev krediteret fuldt ud, kan klienten overhovedet ikke modtage en faktura eller kreditnota, som om konferencen aldrig fandt sted.
Kreditmemoratet er et fremragende regnskabsværktøj, der gør det lettere at oprette og vedligeholde en historie om, hvilke begivenheder, der førte til kreditudstedelsen. De fleste former for notatet vil omfatte vigtige oplysninger såsom dato, tid, klientnavn, årsagen til kreditjusteringen og saldoen på kontoen efter justeringen er anvendt. Afhængig af sælgers politikker og procedurer, kan yderligere data også inkluderes.