Vad är ett kreditmemorandum?

Vanligtvis känd helt enkelt som ett kreditmemo eller kreditnota, är kreditmemoratet ett dokument som skapas av en säljare som ett sätt att spåra alla krediter som utvidgas till en köpare eller kund. Notatet används ofta av kommersiella företag som ett sätt att justera saldot på en faktura eller på kundens konto i allmänhet. Ett kreditmemorat används också ofta av banker för att dokumentera justeringar av saldot på en insättares konto som ägde rum på grund av en annan faktor än kunden som gör insättning.

I alla dess applikationer fungerar kreditmemoratet som ett sätt att spåra förändringar på ett kundkonto, vanligtvis i form av justeringar av en faktura. Justeringarna har vanligtvis att göra med att ändra beloppet på en faktura eftersom köparen inte fick det som beställdes, eller varan var otillfredsställande. I stället för att ta bort den gamla fakturan från fordringarna använder bokföringsavdelningen ett kreditmemorandum för att justera det förfallna beloppet på den gamla fakturan, som i sin tur justerar saldot på kundens konto.

Ett kreditmemorandum kan användas för att justera saldot för alla typer av varor eller tjänster. Till exempel, om klienten till en telefonkonferensbyrå har allvarliga problem med leveransen av tjänster vid ett konferenssamtal, och telekonferensleverantören kan bestämma att frågan inte berodde på faktorer vid kundens slut, finns det en god chans att klienten kommer att få en procentuell rabatt på det belopp som debiteras för samtalet, eller eventuellt få en full kredit för konferensen. Beroende på leverantören av konferenssamtalets praxis kan klienten få en faktura med en bifogad kopia av kreditmemoratet, eller en faktura med en rad som noterar utfärdandet av en kreditnota och det justerade betalningsbeloppet. Om konferensen krediterades i sin helhet kan klienten inte få någon faktura eller kreditmemo alls, som om konferensen aldrig ägde rum.

Kreditmemorandumet är ett utmärkt redovisningsverktyg som gör det enklare att skapa och upprätthålla en historia av vilka händelser som ledde till kreditgivningen. De flesta former av memorandumet kommer att innehålla viktig information som datum, tid, klientnamn, orsaken till kreditjusteringen och kontots saldo efter justeringen har tillämpats. Beroende på säljarens policyer och rutiner kan ytterligare data också inkluderas.