Vad är ett kreditmemorandum?

Vanligtvis känd helt enkelt som ett kreditmemo eller kreditnot, är kreditmemorandumet ett dokument som skapas av en säljare som ett sätt att spåra eventuella krediter som utvidgas till en köpare eller kund. Memoet används ofta av kommersiella företag som ett sätt att justera saldot på en faktura eller på kundens konto i allmänhet. Ett kreditmemorandum används också ofta av banker för att dokumentera justeringar av saldot på ett insättares konto som ägde rum på grund av en annan faktor än att kunden gör en insättning.

I alla dess applikationer fungerar kreditmemorandumet som medel för att spåra förändringar på ett kundkonto, vanligtvis i form av justeringar av en faktura. Justeringarna har vanligtvis att göra med att ändra beloppet som förfaller på en faktura eftersom köparen inte fick det som beställdes, eller så var artikeln otillfredsställande. I stället för att ta bort den gamla fakturan från fordringar, använder redovisningsavdelningen ett kreditmemorandum för att justera saldot på det gamlafaktura, som i sin tur justerar saldot på kundens konto.

Ett kreditmemorandum kan användas för att justera saldon på grund för alla typer av varor eller tjänster. Till exempel, om klienten till en telekonferensbyrå har allvarliga problem med tjänsteleveransen vid ett konferenssamtal, och telekonferensleverantören kan fastställa att problemet inte berodde på faktorer vid kundänden, finns det en god chans att klienten kommer att få en procentuell rabatt på det belopp som debiteras för samtalet eller eventuellt få en full kredit för konferensen. Beroende på praxis för konferenssamtalsleverantören kan klienten få en faktura med en bifogad kopia av kreditmemorandumet, eller en faktura med en radpost som noterar frågan om en kreditnot och den justerade saldot förfallna. Om konferensen krediterades i sin helhet kan klienten inte få någon faktura eller kreditmemo alls, som om COnferens ägde aldrig rum.

Kreditmemorandumet är ett utmärkt redovisningsverktyg som gör det lättare att skapa och upprätthålla en historia om vilka händelser som ledde till frågan om kredit. De flesta former av memorandumet kommer att innehålla viktig information som datum, tid, klientnamn, orsaken till kreditjusteringen och saldot på kontot efter att justeringen har tillämpats. Beroende på säljarens policyer och procedurer kan ytterligare data också inkluderas.