Hva er et kredittmemorandum?

Kredittnotatet er vanligvis kjent som en kreditnota eller kreditnota, og er et dokument som er opprettet av en selger som et middel til å spore kreditter utvidet til en kjøper eller kunde. Notatet brukes ofte av kommersielle virksomheter som et middel til å justere saldoen som skyldes på en faktura eller på en kundes konto generelt. Et kredittnotat blir også ofte brukt av banker for å dokumentere justeringer av saldoen på en innskyterkonto som skjedde på grunn av en annen faktor enn kunden som foretar et innskudd.

I alle programmene fungerer kredittnotatet som et middel til å spore endringer på en kundekonto, vanligvis i form av justeringer av en faktura. Justeringene har vanligvis å gjøre med å endre beløpet på en faktura fordi kjøperen ikke mottok det som ble bestilt, eller varen var utilfredsstillende. I stedet for å fjerne den gamle fakturaen fra fordringene, bruker regnskapsavdelingen et kredittnotat for å justere forfall på den gamle fakturaen, som igjen justerer forfall på kundens konto.

Et kredittnotat kan brukes til å justere forfaller for enhver type varer eller tjenester. Hvis for eksempel klienten til et telekonferansebyrå har alvorlige problemer med tjenesteleveransen på en konferansesamtale, og telekonferanseleverandøren kan bestemme at problemet ikke skyldes faktorer ved kundens slutt, er det en god sjanse for at klienten vil motta en prosentvis rabatt på beløpet som er belastet for samtalen, eller eventuelt motta full kreditt for konferansen. Avhengig av hvordan leverandøren av konferansesamtaler fungerer, kan klienten motta en faktura med en vedlagt kopi av kredittnotatet, eller en faktura med en linje som merker utstedelse av en kreditnota og den justerte forfallne saldoen. Hvis konferansen ble kreditert i sin helhet, kan klienten ikke motta faktura eller kreditnota i det hele tatt, som om konferansen aldri fant sted.

Kredittnotatet er et utmerket regnskapsverktøy som gjør det enklere å opprette og opprettholde en historie om hvilke hendelser som førte til utstedelse av kreditt. De fleste former for notatet vil inneholde viktig informasjon som dato, klokkeslett, klientnavn, årsaken til kredittjusteringen og saldoen på kontoen etter at justeringen er brukt. Avhengig av selgerens retningslinjer og prosedyrer, kan tilleggsdata også inkluderes.