Wat is een fysieke verificatie van activa?
Een fysieke verificatie van activa is een proces dat wordt gebruikt om te bepalen dat de in bedrijfsdocumenten geclaimde activa in feite in het bezit van het bedrijf zijn. Dezelfde algemene benadering wordt gebruikt om de activa te verifiëren die door een belegger als onderdeel van een portefeuille worden geclaimd. Met beide benaderingen is het doel om het fysieke bestaan van de activa te bevestigen en ervoor te zorgen dat ze correct worden verantwoord in termen van het bijhouden van een nauwkeurige inventaris en het betalen van belastingen op die inventaris.
Aangezien het betrekking heeft op voorraden die worden bijgehouden als onderdeel van de exploitatie van productiefaciliteiten, is een fysieke verificatie van activa een veelvoorkomend onderdeel om ervoor te zorgen dat items die deel uitmaken van een inventaris daadwerkelijk aanwezig zijn. Leveringsbedienden voeren vaak fysieke inventarisaties van benodigdheden meerdere keren per jaar uit, waarbij fysiek elke eenheid items wordt geteld die volgens de inventarisadministratie op voorraad zou moeten zijn. De gegevens van deze fysieke verificatie van activa kunnen vervolgens worden gebruikt om de records aan te passen. Dit is belangrijk, omdat nauwkeurige records het gemakkelijker maken om extra artikelen te bestellen op basis van gebruik en huidige voorraadtotalen. Tegelijkertijd kan het bedrijf, door ervoor te zorgen dat het inventarisaantal correct is, alle belastingen berekenen die op de inventaris moeten worden betaald, waardoor wordt vermeden dat meer belasting wordt betaald dan nodig is.
Dezelfde algemene benadering voor een fysieke verificatie van activa kan worden uitgevoerd met een beleggingsportefeuille. Hier ligt de focus op het bepalen of de belegger eigenaar is van de activa in de portefeuille, met aandacht voor het aantal aandelen en de marktprijs per een specifieke datum. In het geval van onroerend goed dat in de portefeuille is opgenomen, wordt de site van het bedrijf bezocht en worden ook het bestaan van gebouwen of andere kenmerken die van invloed zijn op het onroerend goed gecontroleerd. Net als bij voorraden in een fabriek, kunnen de resultaten van de fysieke inspectie worden gebruikt om de boekhouding aan te passen, wat resulteert in betrouwbare informatie die kan worden gebruikt om de huidige rijkdom van de belegger te bevestigen en ervoor te zorgen dat de belastingverplichting correct wordt beoordeeld.
Bij elke poging om een fysieke verificatie van activa uit te voeren, moet ervoor worden gezorgd dat de betreffende activa nauwgezet worden geïnspecteerd, dat ze legitiem zijn en de telling bevestigt als er meerdere eenheden bij betrokken zijn. Hoewel het wat tijdrovend is, kan dit soort inspanningen helpen bij het identificeren van verschillen die, indien niet gecorrigeerd, later ernstige problemen kunnen veroorzaken. Als bijvoorbeeld een fysieke verificatie van activa in een fabriek vaststelt dat een belangrijk machinecomponent dat zogenaamd in de voorraadinventaris is, niet fysiek aanwezig is, is het mogelijk om de records aan te passen en een of meer eenheden van die component te bestellen voordat de belangrijkste apparatuur gaat stuk en kost het bedrijf productietijd en vertragingen die enkele dagen of zelfs weken kunnen zijn.