Hvad er en fysisk verifikation af aktiver?
En fysisk verifikation af aktiver er en proces, der bruges til at bestemme, at de aktiver, der kræves i virksomhedsregistreringer, faktisk er i virksomhedens besiddelse. Den samme generelle tilgang anvendes til at verificere de aktiver, som en investor kræver, som en del af en portefølje. Med begge fremgangsmåder er målet at bekræfte aktivernes fysiske eksistens og sikre, at de bogføres ordentligt med hensyn til opretholdelse af en nøjagtig beholdning og ved at betale skat af denne beholdning.
Da det vedrører varebeholdninger, der vedligeholdes som en del af driften af produktionsfaciliteter, er en fysisk verifikation af aktiver en almindelig komponent i at sikre, at der faktisk findes varer, der er en del af en opgørelse. Forsyningspersoner vil ofte foretage fysiske varebeholdninger af forsyninger flere gange hvert år, idet de fysisk tæller hver enhed varer, der antages at være på lager i henhold til lagerregistreringer. Dataene fra denne fysiske verifikation af aktiver kan derefter bruges til at justere posterne. Dette er vigtigt, da nøjagtige poster gør det lettere at bestille yderligere varer baseret på brug og nuværende beholdningssummer. På samme tid gør det muligt for virksomheden at beregne de skatter, der skal betales på lageret, så man undgår at betale mere i skatter end nødvendigt.
Den samme generelle tilgang til en fysisk verifikation af aktiver kan udføres med en investeringsportefølje. Her er fokus på at bestemme, om investoren har ejerskab af de aktiver, der er inkluderet i porteføljen, med opmærksomhed på antallet af aktier og markedsprisen på en bestemt dato. I tilfælde af fast ejendom, der er inkluderet i porteføljen, besøges bedriftens sted, og eksistensen af bygninger eller andre funktioner, der påvirker ejendommens vale, bekræftes også. Som med varebeholdninger i et produktionsanlæg kan resultaterne af den fysiske inspektion bruges til at justere de regnskabsmæssige poster, hvilket resulterer i pålidelige oplysninger, der kan bruges til at bekræfte investorens aktuelle formue og sikre, at skatteforpligtelsen vurderes korrekt.
Med enhver anstrengelse for at gennemføre en fysisk verifikation af aktiver, skal man sørge for at inspicere de pågældende aktiver nøje, kontrollere, at de er legitime, og bekræfte antallet, hvis flere enheder er involveret. Selvom det er lidt tidskrævende, kan denne type indsats hjælpe med at identificere uoverensstemmelser, som, hvis de ikke korrigeres, kunne skabe alvorlige problemer senere. F.eks. Hvis en fysisk verifikation af aktiver i et produktionsanlæg bestemte, at en større maskinkomponent, der angiveligt er i forsyningsbeholdningen, ikke er fysisk til stede, er det muligt at justere posterne og bestille en eller flere enheder af den komponent før nøgleudstyr nedbrydes og koster virksomhedens produktionstid og forsinkelser, der kan være flere dage eller endda uger.