Hva er en fysisk verifisering av eiendeler?

En fysisk bekreftelse av eiendeler er en prosess som brukes til å bestemme at eiendelene som kreves i selskapsregistreringer faktisk er i selskapets eie. Den samme generelle tilnærmingen brukes til å verifisere eiendelene som kreves av en investor som en del av en portefølje. Med begge tilnærminger er målet å bekrefte eiendelenes fysiske eksistens og sikre at de blir regnskapsført korrekt når det gjelder å opprettholde en nøyaktig varebeholdning og å betale skatt for den varebeholdningen.

Når det gjelder varelager som opprettholdes som en del av driften av produksjonsanlegg, er en fysisk verifisering av eiendeler en vanlig komponent for å sikre at gjenstander som er en del av en varelager faktisk er til stede. Forsyningspersoner vil ofte utføre fysiske varelager av forsyninger flere ganger hvert år, og fysisk telle hver enhet med varer som antas å være på lager i henhold til varelager. Dataene fra denne fysiske verifiseringen av eiendeler kan deretter brukes til å justere postene. Dette er viktig, siden nøyaktige poster gjør det enklere å bestille tilleggsartikler basert på bruk og gjeldende beholdningssummer. Ved å sørge for at lagertellingen er nøyaktig, kan virksomheten samtidig beregne skatter som må betales på varelageret, og unngå å betale mer i skatter enn nødvendig.

Den samme generelle tilnærmingen til en fysisk verifisering av eiendeler kan utføres med en investeringsportefølje. Her er fokuset å bestemme om investoren har eierskap til eiendelene som er inkludert i porteføljen, med oppmerksomhet til antall aksjer og markedsprisen på en bestemt dato. Når det gjelder eiendommer som er inkludert i porteføljen, besøkes eiendommens sted og eksistensen av bygninger eller andre funksjoner som påvirker eiendommens vale, bekreftes også. Som med varebeholdninger i et produksjonsanlegg, kan resultatene fra den fysiske inspeksjonen brukes til å justere regnskapsmaterialene, noe som resulterer i pålitelig informasjon som kan brukes til å bekrefte investorens nåværende formue og sikre at skatteplikten blir riktig vurdert.

Med all anstrengelse for å foreta en fysisk verifisering av eiendeler, må det tas nøye med å inspisere de aktuelle eiendelene nøye, kontrollere at de er legitime og bekrefte tellingen hvis flere enheter er involvert. Selv om det er litt tidkrevende, kan denne typen innsats bidra til å identifisere avvik som, hvis ikke korrigert, kan skape alvorlige problemer senere. Hvis for eksempel en fysisk verifikasjon av eiendeler i et produksjonsanlegg bestemte at en hoved maskinkomponent som visstnok er i forsyningsbeholdningen, ikke er fysisk til stede, er det mulig å justere postene og bestille en eller flere enheter av den komponenten før nøkkelutstyr bryter sammen og koster selskapets produksjonstid og forsinkelser som kan være flere dager eller til og med uker.