Qu'est-ce qu'une vérification physique des actifs?
Une vérification physique des actifs est un processus utilisé pour déterminer que les actifs réclamés dans les archives de la société sont effectivement en la possession de la société. La même approche générale est utilisée pour vérifier les actifs réclamés par un investisseur dans le cadre d'un portefeuille. Avec les deux approches, l’objectif est de confirmer l’existence physique des actifs et de veiller à ce qu’ils soient correctement comptabilisés en termes de maintien d’un inventaire précis et de paiement des impôts sur cet inventaire.
S'agissant des stocks gérés dans le cadre de l'exploitation d'installations de fabrication, une vérification physique des actifs est un élément commun pour s'assurer que les articles faisant partie d'un inventaire sont réellement présents. Les commis aux fournitures effectuent souvent des inventaires physiques des fournitures plusieurs fois par an, en comptant physiquement chaque unité d'articles censés être en stock, conformément aux registres d'inventaire. Les données de cette vérification physique des actifs peuvent ensuite être utilisées pour ajuster les enregistrements. Cela est important, car des enregistrements précis facilitent la commande d’articles supplémentaires en fonction de l’utilisation et du total actuel des stocks. Dans le même temps, s’assurer que le nombre d’inventaire est exact permet à l’entreprise de calculer les taxes à payer sur l’inventaire, en évitant de payer plus d’impôts que nécessaire.
La même approche générale en matière de vérification physique des actifs peut être réalisée avec un portefeuille de placements. Il s’agit ici de déterminer si l’investisseur détient effectivement les actifs compris dans le portefeuille, en portant une attention particulière au nombre d’actions et au cours du marché à une date donnée. Dans le cas de biens immobiliers inclus dans le portefeuille, le site de l'exploitation est visité et l'existence de bâtiments ou d'autres caractéristiques ayant un impact sur la valeur du bien est également vérifiée. Comme pour les stocks dans une usine de fabrication, les résultats de l'inspection physique peuvent être utilisés pour ajuster les écritures comptables, ce qui permet d'obtenir des informations fiables qui peuvent être utilisées pour confirmer le patrimoine actuel de l'investisseur et assurer la juste évaluation de l'obligation fiscale.
Lors de tout effort visant à effectuer une vérification physique des avoirs, il faut prendre soin d'inspecter les avoirs en question de près, vérifier leur légitimité et confirmer le décompte si plusieurs unités sont impliquées. Bien que prenant un peu de temps, ce type d’effort peut aider à identifier des divergences qui, si elles ne sont pas corrigées, pourraient créer des problèmes graves ultérieurement. Par exemple, si une vérification physique des actifs dans une usine de fabrication a permis de déterminer qu’un composant majeur de la machine qui est supposé être dans le stock de fournitures n’est pas physiquement présent, il est possible d’ajuster les enregistrements et de commander une ou plusieurs unités de ce composant avant les équipements clés. décompose et coûte à l'entreprise des temps de production et des retards pouvant aller jusqu'à plusieurs jours, voire plusieurs semaines.