Co to jest fizyczna weryfikacja aktywów?
Fizyczna weryfikacja aktywów jest procesem stosowanym w celu ustalenia, czy aktywa zgłoszone w aktach spółki znajdują się w posiadaniu firmy. To samo ogólne podejście stosuje się do weryfikacji aktywów zgłoszonych przez inwestora jako część portfela. W przypadku obu podejść celem jest potwierdzenie fizycznego istnienia aktywów i zapewnienie ich prawidłowego rozliczenia pod względem prowadzenia dokładnej inwentaryzacji i płacenia podatków od tej inwentaryzacji.
Ponieważ dotyczy zapasów utrzymywanych w ramach działalności zakładów produkcyjnych, fizyczna weryfikacja aktywów jest powszechnym elementem zapewniającym faktyczne obecność pozycji wchodzących w skład zapasów. Urzędnicy zaopatrzeniowi często przeprowadzają fizyczne inwentaryzacje zapasów kilka razy w roku, fizycznie licząc każdą jednostkę towarów, które powinny znajdować się w magazynie, zgodnie z ewidencją zapasów. Dane z fizycznej weryfikacji aktywów można następnie wykorzystać do dostosowania zapisów. Jest to ważne, ponieważ dokładne zapisy ułatwiają zamawianie dodatkowych produktów na podstawie zużycia i aktualnych wartości zapasów. Jednocześnie upewnienie się, że liczba zapasów jest dokładna, pozwala firmie obliczyć wszelkie podatki, które należy zapłacić od zapasów, unikając płacenia więcej podatków niż to konieczne.
To samo ogólne podejście do fizycznej weryfikacji aktywów można przeprowadzić w przypadku portfela inwestycyjnego. Tutaj nacisk kładzie się na ustalenie, czy inwestor posiada własność aktywów wchodzących w skład portfela, zwracając uwagę na liczbę akcji i cenę rynkową na określony dzień. W przypadku nieruchomości wchodzących w skład portfela odwiedzana jest strona gospodarstwa, a także weryfikowane jest istnienie wszelkich budynków lub innych cech, które wpływają na wartość nieruchomości. Podobnie jak w przypadku zapasów w zakładzie produkcyjnym, wyniki kontroli fizycznej mogą być wykorzystane do korekty zapisów księgowych, co daje wiarygodne informacje, które mogą być wykorzystane do potwierdzenia obecnego bogactwa inwestora i zapewnienia, że obowiązek podatkowy zostanie właściwie oszacowany.
Przy wszelkich staraniach o fizyczną weryfikację aktywów należy uważnie sprawdzić przedmiotowe aktywa, zweryfikować ich zgodność z prawem i potwierdzić liczbę, jeśli w grę wchodzi wiele jednostek. Ten rodzaj wysiłku jest dość czasochłonny, ale może pomóc w rozpoznaniu rozbieżności, które, jeśli nie zostaną usunięte, mogą spowodować poważne problemy w przyszłości. Na przykład, jeśli fizyczna weryfikacja aktywów w zakładzie produkcyjnym ustaliła, że główny komponent maszyny, który rzekomo znajduje się w magazynie zapasów, nie jest fizycznie obecny, można dostosować zapisy i zamówić jedną lub więcej jednostek tego komponentu przed kluczowym sprzętem rozkłada się i kosztuje czas produkcji firmy oraz opóźnienia, które mogą wynosić kilka dni lub nawet tygodni.