Wat is een pro-formafactuur?

In het Latijn betekent pro forma 'als een kwestie van vorm'. De term wordt in verschillende industrieën gebruikt en wanneer goederen of diensten worden verkocht, kan een pro-formafactuur worden gebruikt. Aangezien het wordt gepresenteerd voordat de daadwerkelijke verkoop plaatsvindt, wordt het niet als de officiële factuur beschouwd. In plaats daarvan wordt het vaak gebruikt als een overeenkomst tussen een koper en verkoper, waarbij de koper ermee instemt om een ​​item of dienst van de verkoper te kopen voor een gespecificeerde prijs. De informatie op dit type factuur is meestal dezelfde als op de handelsfactuur nadat de transactie is bevestigd, hoewel af en toe sommige details kunnen veranderen.

Een typische standaardfactuur bevat meestal de datum, naam en contactgegevens van zowel de koper als de verkoper. Het verdeelt ook de prijs per eenheid van het item of de dienst die wordt verkocht, evenals een beschrijving van elk en de totale prijs. Aanvullende relevante details, zoals de betaalwijze en de datum waarop het artikel of de dienst zal worden geleverd, staan ​​ook vaak op de handelsfactuur. Een pro-formafactuur bevat doorgaans al deze informatie, hoewel in sommige gevallen de prijs kan veranderen voordat de transactie is voltooid. Sommige bedrijven bieden eerst alleen een algemener formulier aan, in welk geval de feitelijke details van de verkoop pas worden ingevuld nadat deze hebben plaatsgevonden.

Niet iedereen kiest ervoor om een ​​pro-formafactuur te gebruiken, maar het wordt vaak aanbevolen voordat de verkoop is voltooid, om misverstanden te voorkomen. Het wordt meestal wenselijker geacht dan een offerte, omdat er zoveel details zijn opgenomen. Niet alleen staat de prijs op het formulier, maar andere relevante details, zoals de leverdatum en betalingsvoorwaarden, zijn zo vastgelegd dat er aan beide kanten geen verrassingen zijn. Veel mensen die in één keer een groot aantal producten kopen of misschien financiering nodig hebben, vragen vóór de officiële transactie om een ​​pro-formafactuur.

Hoewel een pro-formafactuur zelden als officieel wordt beschouwd, wordt deze soms geaccepteerd als er geen standaard commerciële facturen beschikbaar zijn. Soms wordt het uitgegeven om vooruitbetaling te krijgen voordat een service is voltooid of een product is verzonden. In elk geval wordt het meestal niet uitgegeven voordat de meeste transactiegegevens bekend zijn en door beide partijen zijn overeengekomen. Over het algemeen wordt er niets geregistreerd op de te betalen of te ontvangen rekeningen totdat de officiële handelsfactuur is ontwikkeld.