Co to jest faktura Pro Forma?
Po łacinie pro forma oznacza „w formie”. Termin ten jest stosowany w różnych branżach i za każdym razem, gdy towary lub usługi są sprzedawane, można użyć faktury pro forma. Ponieważ jest przedstawiany przed faktyczną sprzedażą, nie jest uważany za oficjalną fakturę. Raczej jest często stosowany jako umowa między kupującym a sprzedawcą, w której kupujący wyraża zgodę na zakup przedmiotu lub usługi od sprzedawcy za określoną cenę. Informacje na temat tego rodzaju faktury są zwykle takie same jak na fakturze handlowej po potwierdzeniu transakcji, choć czasami niektóre szczegóły mogą ulec zmianie.
Typowa faktura standardowa zazwyczaj zawiera datę, nazwisko i dane kontaktowe zarówno kupującego, jak i sprzedającego. Dzieli również cenę jednostkową sprzedawanego przedmiotu lub usługi, a także opis każdego z nich oraz cenę całkowitą. Dodatkowe istotne szczegóły, takie jak metoda płatności i data dostarczenia przedmiotu lub usługi, są również często podane na fakturze handlowej. Faktura pro forma zazwyczaj zawiera wszystkie te informacje, choć w niektórych przypadkach cena może ulec zmianie przed zakończeniem transakcji. Niektóre firmy oferują na początku bardziej ogólną formę, w którym to przypadku rzeczywiste szczegóły sprzedaży są wypełniane dopiero po jej wystąpieniu.
Nie wszyscy wybierają fakturę pro forma, ale często zaleca się ją przed zakończeniem sprzedaży, aby uniknąć nieporozumień. Zazwyczaj uważa się to za bardziej pożądane niż cytat, ponieważ zawiera tak wiele szczegółów. Cena nie tylko w formularzu, ale także inne istotne szczegóły, takie jak data dostawy i warunki płatności, tak aby nie było niespodzianek po obu stronach. Wiele osób, które kupują jednocześnie dużą liczbę produktów lub potrzebują finansowania, proszą o wyświetlenie faktury pro forma przed oficjalną transakcją.
Chociaż faktura pro forma rzadko jest uważana za oficjalną, czasami jest akceptowana, gdy nie są dostępne standardowe faktury handlowe. Czasami wydawany jest w celu otrzymania zaliczki przed zakończeniem usługi lub wysłaniem produktu. W każdym razie zazwyczaj nie jest wydawany, dopóki większość szczegółów transakcji nie zostanie znana i uzgodniona przez obie strony. Zasadniczo nic nie jest rejestrowane ani w zobowiązaniach, ani w należnościach do czasu opracowania oficjalnej faktury handlowej.