Hva er en Pro Forma-faktura?
På latin betyr proforma "som et spørsmål om form." Begrepet brukes i forskjellige bransjer, og når som helst varer eller tjenester selges, kan det brukes en proformafaktura. Siden det blir presentert før det faktiske salget finner sted, regnes det ikke som den offisielle fakturaen. Snarere blir det ofte brukt som en avtale mellom kjøper og selger, der kjøperen samtykker i å kjøpe en vare eller tjeneste fra selgeren for en spesifikk pris. Informasjonen om denne fakturaen er vanligvis den samme som på den kommersielle fakturaen etter at transaksjonen er bekreftet, selv om noen ganger noen detaljer kan endre seg.
En typisk standardfaktura inkluderer vanligvis dato, navn og kontaktinformasjon til både kjøper og selger. Den fordeler også prisen per enhet for varen eller tjenesten som selges, samt en beskrivelse av hver og totalprisen. Ytterligere relevante detaljer, som betalingsmåte og datoen varen eller tjenesten vil bli levert, er ofte også på handelsfakturaen. En proformafaktura inkluderer vanligvis all denne informasjonen, men i noen tilfeller kan prisen endres før transaksjonen er fullført. Noen bedrifter tilbyr bare en mer generell form til å begynne med, i så fall fylles de faktiske detaljene ved salget først etter at det har skjedd.
Ikke alle velger å bruke en proformafaktura, men det anbefales ofte før salget er fullført, for å forhindre misforståelser. Det anses vanligvis som mer ønskelig enn et tilbud fordi så mange detaljer er inkludert. Ikke bare er prisen på skjemaet, men andre relevante detaljer, som leveringsdato og betalingsbetingelser, er stavet ut, slik at det ikke er noen overraskelser på begge sider. Mange som kjøper en stor mengde produkter på en gang, eller kanskje trenger finansiering, ber om å se en proformafaktura før den offisielle transaksjonen.
Selv om en proformafaktura sjelden anses som offisiell, godtas den noen ganger når det ikke er standard kommersielle fakturaer tilgjengelig. Noen ganger blir det utstedt for å få forskudd før en tjeneste er fullført eller et produkt blir sendt. I alle fall utstedes det ikke vanligvis før hovedparten av transaksjonsdetaljene er kjent og avtalt av begge parter. Generelt blir ingenting registrert i verken skyldige eller fordringer før den offisielle handelsfakturaen er utviklet.