Wat is debiteurenafstemming?

Afstemming van debiteuren is een soort boekhoudingstaak die vraagt ​​om een ​​zorgvuldige vergelijking van de papieren documentatie met betrekking tot debiteurentransacties met de boekingen die feitelijk in de administratie worden gemaakt. Deze aanpak helpt eventuele afwijkingen te identificeren en te corrigeren als onderdeel van een algehele afstemming van de boekhoudbescheiden. De frequentie waarmee dit soort activiteiten plaatsvindt, verschilt van bedrijf tot bedrijf, maar wordt meestal maandelijks of op kwartaalbasis uitgevoerd.

Zoals elk type boekhoudkundige afstemming, heeft de debiteurenafstemming tot doel alle problemen op te sporen die ertoe kunnen leiden dat de gegevens in de boekhouding niet in evenwicht zijn met andere documentatie. Dit betekent vaak dat u teruggaat naar alle documenten die relevant zijn voor de vorderingen voor de beschouwde periode. De afstemming kan bijvoorbeeld het vergelijken van bankdeposito's of vorderingen voor specifieke datums omvatten om ervoor te zorgen dat het gestorte bedrag hetzelfde is als het bedrag dat op klantfacturen is geboekt. Tegelijkertijd zal het proces er ook voor zorgen dat de betalingen op die facturen overeenkomen met de bedragen die op de klantrekening in de vorderingen worden weergegeven.

In veel gevallen helpt een afstemming van debiteuren bij het identificeren van veelvoorkomende fouten die kunnen optreden bij het boeken van betalingen ontvangen van klanten of zelfs het voorbereiden van bankdeposito's van die vorderingen. Door de ondersteuningsdocumentatie nauwkeurig te vergelijken, is het mogelijk om te bepalen of nummers zijn omgezet of dat een betaling niet op de juiste openstaande factuur is geboekt. Veel van de problemen die tijdens dit type afstemming zijn vastgesteld, kunnen met weinig moeite worden gecorrigeerd, wat resulteert in vorderingen die volledig nauwkeurig en volledig afgestemd zijn.

Kiezen voor een periodieke afstemming van debiteuren kan het bedrijf enorm ten goede komen, waarbij sommige bedrijven ervoor kiezen om een ​​dagelijkse of wekelijkse afstemming uit te voeren. Zelfs met een klein bedrijf, zal de tijd nemen om de afstemming elke maand of zo uit te voeren veel tijd en middelen besparen, terwijl het ook mogelijk wordt om eventuele twijfelachtige boekhoudprocessen te identificeren die plaatsvinden. Ervan uitgaande dat de afstemming meerdere keren per kalenderjaar wordt gedaan, is het vaak gemakkelijker om eventuele afwijkingen op te merken, te onderzoeken en uiteindelijk met relatief weinig problemen te verzoenen. Afstemming van een debiteurenrekening net voor een audit is vaak een goed idee, omdat het proces boeken zonder fouten betekent, iets dat zal helpen de audit eenvoudig en gemakkelijk te beheren.