Was ist Debitorenabstimmung?
Die Debitorenabstimmung ist eine Art Buchhaltungsaufgabe, die einen sorgfältigen Vergleich der Papierdokumentation, die sich auf Debitorengeschäfte bezieht, mit den tatsächlich in den Buchhaltungsunterlagen vorgenommenen Einträgen erfordert. Dieser Ansatz hilft dabei, etwaige Unstimmigkeiten zu identifizieren und im Rahmen einer Gesamtabstimmung der Buchhaltungsunterlagen zu korrigieren. Die Häufigkeit, mit der diese Art von Aktivität stattfindet, variiert von Geschäft zu Geschäft, wird jedoch in der Regel monatlich oder mindestens vierteljährlich durchgeführt.
Wie bei jeder Art der Buchhaltungsabstimmung hat die Debitorenabstimmung das Ziel, alle Probleme zu lokalisieren, die dazu führen können, dass die in den Buchhaltungsunterlagen aufgeführten Daten nicht mit anderen Unterlagen abgeglichen werden. Dies bedeutet häufig, dass für den betrachteten Zeitraum auf alle für die Forderungen relevanten Dokumente zurückgegriffen wird. Beispielsweise kann der Abgleich den Vergleich von Bankeinlagen oder -forderungen zu bestimmten Terminen umfassen, um sicherzustellen, dass der eingezahlte Betrag mit dem auf Kundenrechnungen gebuchten Betrag übereinstimmt. Gleichzeitig muss sichergestellt werden, dass die Zahlungen auf diesen Rechnungen mit den Beträgen auf dem Kundenkonto in den Forderungen übereinstimmen.
In vielen Fällen hilft eine Debitorenabstimmung dabei, häufige Fehler zu identifizieren, die beim Buchen von Zahlungen von Kunden oder sogar beim Vorbereiten von Bankeinlagen für diese Forderungen auftreten können. Durch einen genauen Vergleich der Supportdokumentation kann festgestellt werden, ob Nummern umgesetzt wurden oder ob eine Zahlung nicht auf die richtige ausstehende Rechnung gebucht wurde. Viele der bei dieser Art der Abstimmung festgestellten Probleme können mit geringem Aufwand behoben werden, was zu Forderungen führt, die vollständig korrekt und vollständig abgestimmt sind.
Die Entscheidung, regelmäßig eine Debitorenabstimmung durchzuführen, kann dem Unternehmen große Vorteile bringen. Einige Unternehmen entscheiden sich für eine tägliche oder wöchentliche Abstimmung. Selbst bei einem kleinen Unternehmen spart die monatliche Durchführung des Abgleichs viel Zeit und Ressourcen und ermöglicht es, alle fragwürdigen Buchhaltungsprozesse zu identifizieren, die möglicherweise stattfinden. Unter der Annahme, dass der Abgleich mehrmals im Kalenderjahr durchgeführt wird, ist es häufig einfacher, Unstimmigkeiten festzustellen, zu untersuchen und schließlich mit relativ geringem Aufwand abzustimmen. Die Durchführung einer Debitorenabstimmung unmittelbar vor einer Prüfung ist häufig eine gute Idee, da der Prozess fehlerfreie Bücher umfasst, die eine einfache und einfache Verwaltung der Prüfung ermöglichen.