O que é reconciliação de contas a receber?
A reconciliação de contas a receber é um tipo de tarefa de contabilidade que exige uma comparação cuidadosa da documentação impressa relacionada às transações de contas a receber com as entradas efetivamente feitas nos registros contábeis. Essa abordagem ajuda a identificar quaisquer discrepâncias que possam estar presentes e corrigi-las como parte de uma reconciliação geral dos registros contábeis. A frequência com que esse tipo de atividade ocorre varia de um negócio para outro, mas geralmente é realizada mensalmente ou pelo menos trimestralmente.
Como qualquer tipo de reconciliação contábil, a reconciliação de contas a receber tem o objetivo de localizar quaisquer problemas que possam estar fazendo com que os dados mostrados nos registros contábeis não sejam equilibrados com outra documentação. Isso geralmente significa voltar a todos os documentos relevantes para os recebíveis pelo período considerado. Por exemplo, a reconciliação pode envolver a comparação de depósitos ou recebíveis bancários em datas específicas para garantir que o valor depositado seja o mesmo que o valor contabilizado nas faturas dos clientes. Ao mesmo tempo, o processo também exigirá que os pagamentos nessas faturas correspondam aos valores mostrados na conta do cliente nos recebíveis.
Em muitos casos, uma reconciliação de contas a receber ajuda a identificar erros comuns que podem ocorrer ao lançar pagamentos recebidos de clientes ou até mesmo preparar depósitos bancários desses recebíveis. Comparando de perto a documentação de suporte, é possível determinar se os números foram transpostos ou se um pagamento não foi lançado na fatura pendente correta. Muitos dos problemas identificados durante esse tipo de reconciliação podem ser corrigidos com pouco esforço, resultando em contas a receber completamente precisas e totalmente reconciliadas.
Optar por realizar uma reconciliação de contas a receber regularmente pode beneficiar muito a empresa, com algumas empresas optando por realizar uma reconciliação diária ou semanal. Mesmo em uma empresa de pequeno porte, dedicar algum tempo para realizar a reconciliação mensalmente poupa muito tempo e recursos, além de possibilitar a identificação de quaisquer processos de contabilidade questionáveis que possam estar ocorrendo. Supondo que a reconciliação seja feita várias vezes a cada ano civil, geralmente é mais fácil observar discrepâncias, pesquisá-las e finalmente reconciliá-las com relativamente poucos problemas. Realizar uma reconciliação de contas a receber imediatamente antes de uma auditoria geralmente é uma boa idéia, pois o processo significa livros sem erros, algo que ajudará a auditoria a ser simples e fácil de gerenciar.