Co to jest rozliczanie należności?
Uzgodnienie rozrachunków z odbiorcami jest rodzajem zadania księgowego, które wymaga starannego porównania dokumentacji papierowej związanej z transakcjami na wierzytelnościach z zapisami faktycznie zapisanymi w ewidencji księgowej. Takie podejście pomaga zidentyfikować wszelkie rozbieżności, które mogą występować, i poprawić je w ramach ogólnego uzgodnienia zapisów księgowych. Częstotliwość, z jaką tego rodzaju działalność ma miejsce, będzie różna w zależności od firmy, ale zazwyczaj jest prowadzona co miesiąc lub co najmniej raz na kwartał.
Podobnie jak każdy rodzaj uzgadniania rachunków, uzgadnianie należności ma na celu zlokalizowanie wszelkich problemów, które mogą powodować, że dane przedstawione w zapisach księgowych nie są równoważone z inną dokumentacją. Będzie to często oznaczać powrót do wszystkich dokumentów dotyczących należności w rozważanym okresie. Na przykład uzgodnienie może obejmować porównanie depozytów bankowych lub należności dla określonych dat, aby upewnić się, że wpłacona kwota jest taka sama jak kwota zaksięgowana na fakturach klientów. Jednocześnie proces będzie wymagał upewnienia się, że płatności na tych fakturach odpowiadają kwotom wskazanym na koncie klienta w należnościach.
W wielu przypadkach uzgadnianie wierzytelności pomaga zidentyfikować typowe błędy, które mogą wystąpić podczas księgowania płatności otrzymanych od klientów lub nawet podczas przygotowywania depozytów bankowych tych wierzytelności. Poprzez dokładne porównanie dokumentacji wsparcia można ustalić, czy numery zostały przetransponowane, czy płatność nie została zaksięgowana na właściwej zaległej fakturze. Wiele problemów zidentyfikowanych podczas tego rodzaju uzgadniania można rozwiązać przy niewielkim wysiłku, dzięki czemu należności są całkowicie dokładne i w pełni uzgodnione.
Wybór regularnego uzgadniania należności może być bardzo korzystny dla firmy, a niektóre firmy decydują się na codzienne lub tygodniowe uzgadnianie. Nawet w małych firmach poświęcenie czasu na przeprowadzanie uzgodnień co miesiąc pozwoli zaoszczędzić dużo czasu i zasobów, a jednocześnie umożliwi identyfikację wszelkich wątpliwych procesów księgowych, które mogą mieć miejsce. Zakładając, że pojednanie odbywa się kilka razy w roku kalendarzowym, często łatwiej jest zauważyć wszelkie rozbieżności, zbadać je, a na koniec pogodzić je ze stosunkowo niewielkimi problemami. Przeprowadzenie uzgodnienia należności bezpośrednio przed audytem jest często dobrym pomysłem, ponieważ proces ten oznacza książki bezbłędne, co pomoże w przeprowadzeniu kontroli w prosty i łatwy sposób.