Hva er avstemming på kundefordringer?

Avstemming av kundefordringer er en type bokføringsoppgave som krever en nøye sammenligning av papirkopieringsdokumentasjonen som er relatert til kundefordringstransaksjoner med oppføringene som faktisk gjøres i regnskapspostene. Denne tilnærmingen er med på å identifisere eventuelle uoverensstemmelser som kan være til stede, og korrigere dem som del av en samlet avstemming av regnskapspostene. Hyppigheten av denne typen aktiviteter vil variere fra en virksomhet til en annen, men gjennomføres vanligvis hver måned eller minst kvartalsvis.

I likhet med alle typer avstemmingsregnskap, har avstemmingen av kundefordringene målet om å finne eventuelle problemer som kan føre til at dataene som vises i regnskapene ikke balanserer med annen dokumentasjon. Dette vil ofte bety å gå tilbake til alle dokumenter som er relevante for fordringene i den aktuelle perioden. Avstemmingen kan for eksempel innebære å sammenligne bankinnskudd eller fordringer for bestemte datoer for å sikre at beløpet som er satt inn er det samme som beløpet som er lagt ut på kundefakturaer. Samtidig vil prosessen også kreve at betalingene på disse fakturaene samsvarer med beløpene som vises på kundekontoen i fordringene.

I mange tilfeller hjelper en avstemming med kundefordringer til å identifisere vanlige feil som kan oppstå når du legger ut betalinger mottatt fra klienter eller til og med forbereder bankinnskudd på disse fordringene. Ved å sammenligne støttedokumentasjonen er det mulig å avgjøre om numre ble overført eller om en betaling ikke ble lagt til riktig utestående faktura. Mange av problemene identifisert under denne typen avstemming kan rettes med liten innsats, noe som resulterer i fordringer som er helt nøyaktige og fullstendig avstemt.

Å velge å foreta en avstemming med kundefordringer med jevne mellomrom kan være til stor fordel for selskapet, med noen virksomheter som velger å utføre en daglig eller ukentlig avstemming. Selv med en liten virksomhet, vil det ta mye tid og ressurser å ta seg tid til å gjennomføre forsoningen hver måned eller så, og samtidig gjøre det mulig å identifisere eventuelle tvilsomme bokføringsprosesser som kan finne sted. Forutsatt at forsoningen gjøres flere ganger hvert kalenderår, er det ofte lettere å merke eventuelle avvik, forske på dem og til slutt forene dem med relativt lite problemer. Å gjennomføre en avstemming med kundefordringer rett før en revisjon er ofte en god ide, siden prosessen betyr bøker som er feilfrie, noe som vil hjelpe revisjonen til å være enkel og lett administrert.