Che cos'è la riconciliazione dei crediti?
La riconciliazione dei crediti è un tipo di attività di contabilità che richiede di confrontare attentamente la documentazione cartacea relativa alle transazioni di crediti con le voci effettivamente effettuate nei registri contabili. Questo approccio consente di identificare eventuali discrepanze eventualmente presenti e di correggerle come parte di una riconciliazione generale delle registrazioni contabili. La frequenza con cui si svolge questo tipo di attività varierà da un'attività all'altra, ma è generalmente condotta su base mensile o almeno trimestrale.
Come ogni tipo di riconciliazione contabile, la riconciliazione dei crediti ha l'obiettivo di individuare eventuali problemi che potrebbero causare il bilanciamento dei dati mostrati nei registri contabili con altra documentazione. Ciò significa spesso tornare a tutti i documenti relativi ai crediti per il periodo di tempo considerato. Ad esempio, la riconciliazione può comportare un confronto tra depositi bancari o crediti per date specifiche per assicurarsi che l'importo depositato sia uguale all'importo registrato nelle fatture del cliente. Allo stesso tempo, il processo richiederà anche che i pagamenti relativi a tali fatture corrispondano agli importi indicati sul conto cliente nei crediti.
In molti casi, una riconciliazione dei crediti consente di identificare errori comuni che possono verificarsi quando si registrano pagamenti ricevuti dai clienti o si preparano persino depositi bancari di tali crediti. Confrontando attentamente la documentazione di supporto, è possibile determinare se i numeri sono stati trasposti o se un pagamento non è stato registrato nella giusta fattura in sospeso. Molte delle problematiche identificate durante questo tipo di riconciliazione possono essere corrette con poco sforzo, dando luogo a crediti completamente accurati e riconciliati.
La scelta di condurre una riconciliazione di crediti su base regolare può essere di grande beneficio per l'azienda, con alcune aziende che scelgono di effettuare una riconciliazione giornaliera o settimanale. Anche con una piccola impresa, prendersi il tempo necessario per effettuare la riconciliazione ogni mese o giù di lì farà risparmiare molto tempo e risorse, consentendo anche di identificare eventuali processi di contabilità discutibili che potrebbero aver luogo. Supponendo che la riconciliazione venga effettuata più volte ogni anno solare, è spesso più facile annotare eventuali discrepanze, ricercarle e infine riconciliarle con problemi relativamente piccoli. Condurre una riconciliazione dei crediti appena prima di un controllo è spesso una buona idea, poiché il processo implica libri privi di errori, qualcosa che aiuterà il controllo a essere semplice e facilmente gestibile.