Che cos'è un certificato di incumbency?
Un certificato di incombenza è un documento che elenca gli ufficiali di una società e le posizioni che occupano. Tali documenti sono di solito preparati dai segretari delle società e, per legge, devono essere resi disponibili al pubblico. Le persone che desiderano informazioni sugli operatori storici di una società possono richiedere una copia del certificato di incombenza al segretario. Queste informazioni vengono aggiornate in base alle necessità per riflettere la riorganizzazione della società e vengono inoltre archiviate presso i regolatori governativi per tenerle informate sulle operazioni della società.
Il termine "operatore storico", che significa "titolare dell'ufficio", è spesso usato in politica, ma si riferisce anche agli ufficiali di un'azienda, come il presidente, il direttore finanziario e l'amministratore delegato. La struttura organizzativa di una società può variare e, di conseguenza, i titoli di lavoro in carica non sono sempre uniformi, né le responsabilità lavorative sono necessariamente coerenti tra due persone con la stessa posizione in società diverse.
I segretari aziendali sono responsabili della conservazione dei registri aziendali. Questo registro è di solito richiesto dalla legge e il lavoro del segretario supporta quello di altri funzionari che devono presentare documenti legali e fornire informazioni su eventi storici in una società. Nei casi in cui il segretario è considerato un operatore storico, potrebbe essere necessario che un altro agente controfirmi il certificato di operatore storico affinché sia valido. Altrimenti, la firma del segretario è l'unica necessaria sul documento.
Il certificato di incumbency elenca semplicemente nomi e titoli di lavoro, senza ulteriori informazioni personali. Come altri documenti pubblici, promuove la trasparenza fornendo informazioni su come una società è organizzata e gestita prontamente disponibile per i membri del pubblico che potrebbero avere un interesse. Ciò può includere gli azionisti, nonché altre società e persone interessate al modo in cui un'azienda fa affari. In caso di riorganizzazione o nuova assunzione, le persone possono richiedere una nuova copia del certificato di incumbency per ottenere informazioni aggiornate sugli agenti dell'azienda.
I certificati di incombenza possono essere utilizzati per qualsiasi cosa, dalla determinazione di chi intentare causa in una limatura legale per saperne di più sull'organizzazione interna di un'azienda. Anche altri documenti pubblici come un prospetto possono essere utili per la ricerca di un'azienda. Queste informazioni non sono considerate di proprietà e devono essere rese disponibili su richiesta, indipendentemente da chi le richieda. Le persone che chiedono informazioni non sono inoltre tenute a rivelare perché sono interessate o come verranno utilizzate le informazioni.