Hvad er et incumbency-certifikat?

Et incumbency-certifikat er et dokument, der viser officerer i et selskab og de stillinger, de besætter. Sådanne dokumenter udarbejdes normalt af virksomhedssekretærer, og ved lov skal de stilles til rådighed for offentlighedens medlemmer. Mennesker, der vil have oplysninger om et selskabs befæstelser, kan anmode om en kopi af incumbency-certifikatet fra sekretæren. Denne information opdateres efter behov for at afspejle omorganisering af virksomheden og indgives også til statslige regulatorer for at holde dem informeret om virksomhedens aktiviteter.

Udtrykket "etableret", der betyder "kontorindehaver" bruges ofte i politik, men det henviser også til officerer i et selskab, som præsidenten, finansdirektøren og administrerende direktør. Virksomhedens organisationsstruktur kan variere, og som et resultat er de nuværende jobtitler ikke altid ensartede, og heller ikke er jobansvar nødvendigvis konsistent mellem to personer med samme stilling i forskellige virksomheder.

Virksomhedssekretærer er ansvarlige for at føre virksomhedens poster. Denne registrering er normalt påkrævet af loven, og sekretærens arbejde understøtter det fra andre officerer, der skal arkivere juridiske dokumenter og give oplysninger om historiske begivenheder i et selskab. I de tilfælde, hvor sekretæren betragtes som en påhængende, kan det være nødvendigt for en anden officer at undertegne incumbency-certifikatet for at det skal være gyldigt. Ellers er sekretærens underskrift den eneste, der kræves på dokumentet.

Ugyldighedscertifikatet viser blot navne og jobtitler uden yderligere personlige oplysninger. Som andre offentlige ansøgninger fremmer det gennemsigtighed ved at give oplysninger om, hvordan et firma er organiseret og køres let tilgængeligt for offentligheden, der kan have en interesse. Dette kan omfatte aktionærer, såvel som andre virksomheder og personer, der er bekymrede for, hvordan et selskab handler. I tilfælde af en omorganisering eller ny ansættelse, kan folk anmode om en ny kopi af incumbency-certifikatet for at få ajourførte oplysninger om virksomhedens officerer.

Incumbency-certifikater kan bruges til alt fra bestemmelse af, hvem de skal sagsøge i en lovlig arkivering, til at lære mere om en virksomheds interne organisation. Andre offentlige arkiveringer som et prospekt kan også være nyttige til forskning i et firma. Disse oplysninger betragtes ikke som ejendomsret og skal stilles til rådighed efter anmodning, uanset hvem der beder om dem. Folk, der beder om oplysninger, er heller ikke forpligtet til at videregive, hvorfor de er interesseret, eller hvordan informationen vil blive brugt.