Wat is een incumbency-certificaat?
Een incumbency-certificaat is een document met de officieren van een onderneming en de posities die zij bekleden. Dergelijke documenten worden meestal opgesteld door bedrijfssecretarissen en moeten volgens de wet ter beschikking van het publiek worden gesteld. Mensen die informatie willen over de gevestigde exploitanten van een bedrijf, kunnen een kopie van het incumbency-certificaat aanvragen bij de secretaris. Deze informatie wordt indien nodig bijgewerkt om de reorganisatie van het bedrijf weer te geven en wordt ook gedeponeerd bij de overheid om hen op de hoogte te houden van de activiteiten van het bedrijf.
De term 'zittende', wat 'ambtsdrager' betekent, wordt vaak gebruikt in de politiek, maar het verwijst ook naar de functionarissen van een bedrijf, zoals de president, financieel directeur en algemeen directeur. De organisatiestructuur van een onderneming kan variëren en als gevolg daarvan zijn de bestaande functies niet altijd uniform, noch zijn de verantwoordelijkheden noodzakelijkerwijs consistent tussen twee mensen met dezelfde positie bij verschillende bedrijven.
Bedrijfssecretarissen zijn verantwoordelijk voor het bijhouden van bedrijfsgegevens. Deze administratie is meestal wettelijk verplicht, en het werk van de secretaris ondersteunt dat van andere officieren die juridische documenten moeten indienen en informatie moeten verstrekken over historische gebeurtenissen bij een bedrijf. In gevallen waarin de secretaris als een gevestigde functionaris wordt beschouwd, kan het nodig zijn dat een andere officier het incumbency-certificaat medeondertekent om het geldig te laten zijn. Anders is de handtekening van de secretaris de enige die nodig is voor het document.
Het incumbency-certificaat vermeldt eenvoudig namen en functies, zonder aanvullende persoonlijke informatie. Net als andere openbare indieningen bevordert het de transparantie door informatie over de organisatie van een bedrijf beschikbaar te stellen en direct beschikbaar te maken voor leden van het publiek die mogelijk een belang hebben. Dit kunnen aandeelhouders zijn, maar ook andere bedrijven en mensen die zich zorgen maken over hoe een bedrijf zaken doet. In het geval van een reorganisatie of nieuwe aanwerving, kunnen mensen een nieuw exemplaar van het incumbency-certificaat aanvragen om up-to-date informatie over de bedrijfsfunctionarissen te krijgen.
Incumbency-certificaten kunnen worden gebruikt voor alles, van het bepalen van wie te vervolgen in een juridische aanvraag tot meer informatie over de interne organisatie van een bedrijf. Andere openbare indieningen zoals een prospectus kunnen ook nuttig zijn om een bedrijf te onderzoeken. Deze informatie wordt niet als eigendom beschouwd en moet op verzoek beschikbaar worden gesteld, ongeacht wie erom vraagt. Mensen die om informatie vragen, hoeven ook niet bekend te maken waarom ze geïnteresseerd zijn of hoe de informatie zal worden gebruikt.