Qu'est-ce que le rapprochement des comptes clients?

Le rapprochement des comptes clients est un type de tâche de comptabilité qui nécessite de comparer soigneusement la documentation papier liée aux transactions de comptes clients avec les écritures réellement effectuées dans les enregistrements comptables. Cette approche aide à identifier les écarts éventuels et à les corriger dans le cadre d'un rapprochement général des enregistrements comptables. La fréquence à laquelle ce type d'activité a lieu varie d'une entreprise à l'autre, mais est généralement réalisée sur une base mensuelle ou au moins une fois par trimestre.

Comme tout type de rapprochement comptable, le rapprochement des comptes clients a pour objectif de localiser tout problème susceptible d'empêcher les données figurant dans les enregistrements comptables de s'équilibrer avec d'autres documents. Cela impliquera souvent de revenir à tous les documents relatifs aux créances pour la période considérée. Par exemple, le rapprochement peut impliquer la comparaison de dépôts bancaires ou de créances pour des dates spécifiques afin de s’assurer que le montant déposé est identique au montant inscrit sur les factures des clients. Dans le même temps, le processus vous demandera également de vous assurer que les paiements sur ces factures correspondent aux montants indiqués sur le compte client dans les créances.

Dans de nombreux cas, un rapprochement des comptes clients permet d’identifier les erreurs courantes pouvant survenir lors de l’enregistrement des paiements reçus de clients ou même lors de la préparation de dépôts bancaires de ces comptes clients. En comparant étroitement la documentation de support, il est possible de déterminer si les numéros ont été transposés ou si un paiement n'a pas été enregistré sur la facture en suspens de droite. Un grand nombre des problèmes identifiés lors de ce type de rapprochement peuvent être corrigés avec un minimum d'effort, ce qui permet d'obtenir des créances parfaitement exactes et parfaitement rapprochées.

Le choix d'effectuer régulièrement un rapprochement des comptes clients peut être très bénéfique pour l'entreprise, certaines entreprises choisissant d'effectuer un rapprochement quotidien ou hebdomadaire. Même avec une petite entreprise, prendre le temps de procéder au rapprochement tous les mois économise beaucoup de temps et de ressources, tout en permettant d'identifier les processus de comptabilité douteux pouvant avoir lieu. En supposant que le rapprochement soit effectué plusieurs fois par année civile, il est souvent plus facile de noter les écarts, de les rechercher et de les réconcilier sans trop de problèmes. Effectuer un rapprochement des comptes clients juste avant un audit est souvent une bonne idée, car le processus signifie des livres sans erreur, ce qui contribuera à simplifier et à gérer facilement l’audit.