Wat is een boekhoudnota?
Een boekhoudnota is een stuk informatie dat aan een financieel overzicht wordt toegevoegd om het ten behoeve van een lezer te verduidelijken of uit te breiden. Boekhoudnotities kunnen op een aantal verschillende manieren worden opgemaakt en gepresenteerd. De meeste boekhoudsoftware heeft een systeem voor het invoeren van boekhoudnotities en mensen kunnen ook notities invoeren in grootboeken en andere records die met de hand worden bijgehouden. Als er boekhoudnota's aanwezig zijn, is het belangrijk deze te controleren bij het onderzoeken van boekhoudbescheiden, omdat deze belangrijke informatie kunnen verschaffen.
Het basisformaat voor het bijhouden van boekhoudbescheiden is tamelijk star. Dit kan situaties creëren waarin er noodzakelijke informatie is, maar geen geschikte plaats om deze te plaatsen. In deze gevallen wordt een boekhoudkundige notitie gebruikt om de informatie te verstrekken op een manier die door de lezers zal worden begrepen. Deze opmerkingen worden samen met de rest van het account gepresenteerd, zodat ze kunnen worden bekeken door mensen die het account beoordelen.
Boekhoudnotities kunnen contextuele informatie bieden die boekhoudkundige gegevens gemakkelijker te begrijpen maakt. Het kan een stuk informatie verklaren of uitbreiden, zodat de lezer begrijpt waarom het is opgenomen en hoe de accountant tot een bepaald aantal is gekomen. Het kan ook informatie geven over wijzigingen in termen die van invloed kunnen zijn op een boeking. Bij het maken van boekhoudingen bepalen mensen of aanvullende informatie relevant of belangrijk is en kunnen ze ervoor kiezen om een boekhoudnotitie toe te voegen om die informatie indien nodig te communiceren.
Een ander gebruik van een boekhoudnota kan zijn in een boekhoudsysteem dat wordt gebruikt door een groot bedrijf waar veel verschillende mensen toegang hebben tot gegevens en in staat moeten zijn om informatie te communiceren. Notities kunnen worden gebruikt om interactie met specifieke klanten of bedrijven bij te houden en om achtergrondinformatie te verstrekken die nuttig kan zijn voor mensen op andere afdelingen. Een klantrecord kan bijvoorbeeld een boekhoudkundige notitie bevatten waarin staat dat de klant werkt aan een betalingsplan om actueel te worden, of dat een deel van de account van een klant is vergeven en niet langer als uitstekend wordt beschouwd.
Soms wordt een boekhoudvermelding gemarkeerd met een klein superscriptnummer dat overeenkomt met een voetnoot aan de onderkant of het einde van het rapport. In andere gevallen kunnen boekhoudnota's op dezelfde regel worden ingevoerd als de boeking, zodat ze beter zichtbaar zijn. Boekhoudnota's kunnen ook een nuttige historische context bieden; historici halen veel meer uit geannoteerde boekhoudkundige grootboeken dan beknopte boekhoudkundige records.