Che cos'è una nota contabile?
Una nota contabile è un'informazione aggiunta a un rendiconto finanziario per chiarire o ampliarla a beneficio di un lettore. Le note contabili possono essere formattate e presentate in vari modi. La maggior parte dei software di contabilità ha un sistema per l'immissione di note contabili e le persone possono anche inserire note nei registri e in altri registri gestiti manualmente. Se sono presenti note contabili, è importante esaminarle quando si esaminano i registri contabili in quanto potrebbero fornire informazioni importanti.
Il formato di base per la tenuta dei registri contabili è piuttosto rigido. Questo può creare situazioni in cui vi sono informazioni necessarie ma non è un posto conveniente per metterle. In questi casi, viene utilizzata una nota contabile per fornire le informazioni in modo che possano essere comprese dai lettori. Queste note sono presentate insieme al resto dell'account in modo che possano essere prese in considerazione dalle persone che lo esaminano.
Le note contabili possono fornire informazioni di contestualizzazione che rendono più semplice la comprensione delle voci contabili. Può spiegare o espandere un pezzo di informazione in modo che il lettore capisca perché è incluso e come il contabile è arrivato a un determinato numero. Può anche fornire informazioni sulle modifiche in termini che potrebbero influire su una registrazione contabile. Durante la creazione di voci contabili, le persone decidono se informazioni aggiuntive sono rilevanti o importanti e possono scegliere di aggiungere una nota contabile per comunicare tali informazioni secondo necessità.
Un altro uso di una nota contabile può essere in un sistema contabile utilizzato da una grande azienda in cui molte persone diverse hanno accesso ai registri e devono essere in grado di comunicare informazioni. Le note possono essere utilizzate per tenere traccia delle interazioni con clienti o aziende specifici e per fornire informazioni di base che potrebbero essere utili per le persone in altri dipartimenti. Ad esempio, un record del cliente potrebbe includere una nota contabile in cui si afferma che il cliente sta lavorando a un piano di pagamento per essere aggiornato, o che parte del conto di un cliente è stata perdonata e non è più considerata in sospeso.
A volte una voce contabile è contrassegnata da un piccolo numero in apice che corrisponde a una nota a piè di pagina che si trova in fondo o alla fine del rapporto. In altri casi, le note contabili possono essere inserite nella stessa riga della voce per renderle più facili da vedere. Le note contabili possono anche fornire utili contesti storici; gli storici ottengono molto di più dai libri contabili annotati rispetto ai registri contabili concisi.