O que é uma nota contábil?
Uma nota contábil é uma informação adicionada a uma demonstração financeira para esclarecê-la ou expandi-la em benefício de um leitor. As notas contábeis podem ser formatadas e apresentadas de várias maneiras diferentes. A maioria dos softwares de contabilidade possui um sistema para entrada de notas contábeis e as pessoas também podem inserir notas em livros e outros registros mantidos manualmente. Se houver notas contábeis, é importante revisá-las ao examinar os registros contábeis, pois eles podem fornecer informações importantes.
O formato básico para manter registros contábeis é bastante rígido. Isso pode criar situações em que há informações necessárias, mas não há local conveniente para colocá-las. Nesses casos, uma nota contábil é usada para fornecer as informações de uma maneira que será entendida pelos leitores. Essas notas são apresentadas junto com o restante da conta, para que possam ser consideradas pelas pessoas que a revisam.
As notas contábeis podem fornecer informações contextualizadoras que facilitam o entendimento dos lançamentos contábeis. Pode explicar ou expandir uma informação, para que o leitor entenda por que ela está incluída e como o contador chegou a um determinado número. Também pode fornecer informações sobre alterações nos termos que podem afetar um lançamento contábil. Ao criar lançamentos contábeis, as pessoas decidem se informações adicionais são relevantes ou importantes e podem optar por adicionar uma nota contábil para comunicar essas informações conforme necessário.
Outro uso de uma nota contábil pode estar em um sistema contábil usado por uma grande empresa, onde muitas pessoas diferentes têm acesso a registros e precisam ser capazes de comunicar informações. As notas podem ser usadas para rastrear a interação com clientes ou empresas específicas e fornecer informações básicas que podem ser úteis para pessoas de outros departamentos. Por exemplo, um registro do cliente pode incluir uma nota contábil informando que o cliente está trabalhando em um plano de pagamento para ficar atualizado ou que parte da conta de um cliente foi perdoada e não é mais considerada pendente.
Às vezes, um lançamento contábil é marcado com um pequeno número sobrescrito que corresponde a uma nota de rodapé encontrada na parte inferior ou no final do relatório. Em outros casos, as notas contábeis podem ser inseridas na mesma linha da entrada para facilitar a visualização. As notas contábeis também podem fornecer um contexto histórico útil; os historiadores tiram muito mais proveito dos livros contábeis anotados do que os registros contábeis concisos.