Wat is een inventarisboek?
Een inventarisboek is een document of verzameling papierwerk dat door een bedrijf wordt gebruikt om producten te volgen op basis van hoeveelheid en waarde. Dit stelt een bedrijf vaak in staat om te evalueren hoe materialen en goederen het bedrijf binnenkomen, hoe goed ze door de verkoop kunnen worden verplaatst, en om eventuele verliezen te schatten. Een veelvoorkomend type grootboek is eeuwigdurend, terwijl sommige bedrijven de voorkeur geven aan een periodiek grootboek. Deze twee veelvoorkomende soorten inventarisadministratie variëren op basis van de frequentie van de updates die op elk daarvan worden uitgevoerd.
Er zijn een aantal verschillende vormen die een voorraadboek kan aannemen, hoewel het traditioneel een boek is met veel pagina's. Elk van deze pagina's heeft een lay-out die meestal meerdere kolommen bevat die kunnen worden gebruikt om verschillende informatie te noteren, zoals hoeveelheid, waarde en beschrijvingen van items. Een bedrijf heeft meestal een voorraadboek met afzonderlijke pagina's voor bepaalde soorten items, zoals individuele accounts. Moderne technologie heeft het voor bedrijven gemakkelijker gemaakt om dergelijke grootboeken bij te houden, en veel bedrijven gebruiken computersoftware om digitale archieven van inventaris en goederen bij te houden voor productie of verkoop.
Een van de meest voorkomende soorten voorraadadministratie is er een die 'eeuwigdurend' wordt genoemd en die voortdurend wordt bijgewerkt. Bedrijven die dit soort grootboek gebruiken, hebben meestal een geautomatiseerd systeem dat de overdracht van producten bijhoudt als gevolg van verkopen of inkomende orders. Dit betekent dat wanneer goederen worden verkocht, het voorraadboek onmiddellijk wordt bijgewerkt om deze overdracht weer te geven en wanneer nieuwe materialen het bedrijf binnenkomen, worden ze aan het grootboek toegevoegd. Hoewel dergelijke methoden niet praktisch zijn voor elk bedrijf, kunnen ze een bedrijf toelaten zijn inventaris snel te volgen en indien nodig bestellingen voor materialen aan te passen.
De andere veel voorkomende vorm van inventarisboek wordt 'periodiek' genoemd en wordt regelmatig bijgewerkt, maar niet onmiddellijk bij wijzigingen in de inventaris. Dit vereist meestal een fysieke telling van producten en goederen bij een bedrijf, die vervolgens wordt gebruikt om interne aantallen aan te passen met betrekking tot welke materialen aanwezig zijn. Dergelijke tellingen worden doorgaans uitgevoerd volgens een vast schema, dat kan variëren van de jaarlijkse volledige voorraadtelling tot wekelijkse evaluaties voor items met een hoog risico. Een grootboek van dit type, dat wordt gebruikt voor periodieke tellingen, wordt meestal minder vaak bijgewerkt dan een eeuwigdurende, maar de wijzigingen kunnen dramatischer zijn, afhankelijk van hoe producten in de loop van de tijd verkopen of binnenkomen.