Co je kniha zásob?

Účetní kniha zásob je dokument nebo soubor papírování používaný společností ke sledování produktů na základě množství a hodnoty. To podniku často umožňuje posoudit, jak materiály a zboží přicházejí do společnosti, jak dobře se mohou v důsledku prodeje pohybovat, a posoudit případné ztráty. Jeden běžný typ účetní knihy je trvalý, zatímco některé společnosti mohou raději používat periodickou účetní knihu. Tyto dva běžné typy účetní knihy se liší v závislosti na frekvenci aktualizací prováděných na každé z nich.

Existuje celá řada různých forem, které může účetní kniha mít, i když tradičně je to kniha s mnoha stránkami. Každá z těchto stránek má rozvržení, které obvykle obsahuje více sloupců, které lze použít k zaznamenání různých informací, jako je množství, hodnota a popisy položek. Firma obvykle má účetní knihu se samostatnými stránkami pro určité typy položek, jako jsou jednotlivé účty. Moderní technologie usnadnily společnostem vedení takových účetních knih a mnoho podniků používá počítačový software k uchovávání digitálních záznamů o inventáři a zboží pro výrobu nebo prodej.

Jeden z nejčastějších typů účetní knihy je ten, který se označuje jako „věčný“, který je průběžně aktualizován. Společnosti, které používají tento typ knihy, mají obvykle automatizovaný systém, který sleduje přenos produktů v důsledku prodejů nebo příchozích objednávek. To znamená, že jak se zboží prodává, je účetní kniha okamžitě aktualizována, aby odrážela tento převod, a jak do společnosti přicházejí nové materiály, přidávají se do účetní knihy. I když takové metody nejsou praktické pro každé podnikání, mohou společnosti umožnit rychle sledovat jeho zásoby a podle potřeby upravovat objednávky materiálů.

Jiná běžná forma účetní knihy se nazývá „periodická“ a je pravidelně aktualizována, ale ne bezprostředně po změnách inventury. To obvykle vyžaduje fyzický počet produktů a zboží ve společnosti, který se potom používá k úpravě interních čísel o tom, jaké materiály jsou po ruce. Takové počty se obvykle provádějí podle stanoveného harmonogramu, který se může pohybovat od každoročního úplného počítání zásob až po týdenní hodnocení u vysoce rizikových položek. Kniha tohoto typu, používaná pro periodické počítání, je obvykle aktualizována méně často než věčná, ale změny mohou být dramatičtější v závislosti na tom, jak se výrobky prodávají nebo přicházejí v průběhu času.