Was ist ein Bestandsbuch?
Ein Bestandsregister ist ein Dokument oder eine Sammlung von Dokumenten, mit denen ein Unternehmen Produkte nach Menge und Wert nachverfolgt. Auf diese Weise kann ein Unternehmen häufig beurteilen, wie Materialien und Waren in das Unternehmen gelangen, wie gut sie sich aufgrund von Verkäufen ausbreiten und welche Verluste auftreten können. Eine übliche Art von Bestandsbuch ist das unbefristete, während einige Unternehmen es vorziehen, ein periodisches Ledger zu verwenden. Diese beiden gängigen Arten von Inventar-Ledgern variieren je nach Häufigkeit der Aktualisierungen.
Es gibt eine Reihe verschiedener Formen, die ein Inventarregister annehmen kann, obwohl es traditionell ein Buch mit zahlreichen Seiten ist. Jede dieser Seiten verfügt über ein Layout, das in der Regel mehrere Spalten enthält, in denen unterschiedliche Informationen wie Menge, Wert und Beschreibung der Elemente angegeben werden können. Ein Unternehmen verfügt in der Regel über ein Bestandsbuch mit separaten Seiten für bestimmte Arten von Artikeln, z. B. Einzelkonten. Moderne Technologien haben es Unternehmen leichter gemacht, solche Bücher zu führen, und viele Unternehmen verwenden Computersoftware, um digitale Aufzeichnungen über Lagerbestände und Waren für die Produktion oder den Verkauf zu führen.
Eine der gebräuchlichsten Arten von Bestandsbüchern ist das sogenannte „Perpetual Ledger“, das fortlaufend aktualisiert wird. Unternehmen, die diese Art von Ledger einsetzen, verfügen in der Regel über ein automatisiertes System, das die Übertragung von Produkten aufgrund von Verkäufen oder eingehenden Bestellungen nachverfolgt. Dies bedeutet, dass beim Verkauf von Waren das Inventar-Ledger sofort aktualisiert wird, um diese Übertragung widerzuspiegeln, und wenn neue Materialien in das Unternehmen gelangen, werden sie dem Ledger hinzugefügt. Obwohl solche Methoden nicht für jedes Unternehmen praktikabel sind, können sie es einem Unternehmen ermöglichen, seinen Lagerbestand schnell zu verfolgen und die Bestellungen für Materialien nach Bedarf anzupassen.
Die andere übliche Form des Inventar-Ledgers heißt „periodisch“ und wird regelmäßig aktualisiert, jedoch nicht sofort, wenn sich das Inventar ändert. Dies erfordert in der Regel eine physische Zählung von Produkten und Waren in einem Unternehmen, die dann verwendet wird, um interne Zahlen in Bezug auf die verfügbaren Materialien anzupassen. Solche Zählungen werden in der Regel nach einem festgelegten Zeitplan durchgeführt, der von der jährlichen Zählung des Gesamtbestands bis zur wöchentlichen Bewertung von Artikeln mit hohem Risiko reichen kann. Ein Buch dieses Typs, das für periodische Zählungen verwendet wird, wird normalerweise weniger häufig aktualisiert als ein fortlaufendes, aber die Änderungen können dramatischer sein, je nachdem, wie sich Produkte im Laufe der Zeit verkaufen oder eintreffen.