Hva er en beholdningsbok?
En beholdningsbok er et dokument eller en samling papirer som brukes av et selskap for å spore produkter basert på mengde og verdi. Dette gjør det ofte for en bedrift å vurdere hvordan materialer og varer kommer inn i selskapet, hvor godt de kan flytte ut på grunn av salg og å måle tap som måtte oppstå. Én vanlig type varebeholdning er evigvarende, mens noen selskaper kanskje foretrekker å bruke en periodisk hovedbok. Disse to vanlige typene beholdningsbøker varierer basert på hyppigheten av oppdateringer utført på hver.
Det er en rekke forskjellige former som en varebeholdning kan ta, selv om det tradisjonelt er en bok med mange sider. Hver av disse sidene har en layout som vanligvis inneholder flere kolonner som kan brukes til å notere forskjellig informasjon, for eksempel mengde, verdi og beskrivelser av elementer. En virksomhet har vanligvis en beholdningsbok med separate sider for visse typer varer, for eksempel individuelle kontoer. Moderne teknologi har gjort det lettere for selskaper å oppbevare slike hovedbøker, og mange bedrifter bruker dataprogramvare for å føre digitale poster over varelager og varer for produksjon eller salg.
En av de vanligste typene lagerbeholdning er en som blir referert til som “evigvarende”, som oppdateres fortløpende. Bedrifter som bruker denne typen hovedbok har vanligvis et automatisert system som sporer overføring av produkter på grunn av salg eller innkommende ordrer. Dette betyr at når varene blir solgt, blir lagerbeholdningen øyeblikkelig oppdatert for å gjenspeile denne overføringen, og etter hvert som nye materialer kommer inn i selskapet blir de lagt til hovedboken. Selv om slike metoder ikke er praktiske for enhver bedrift, kan de tillate et selskap å spore inventaret raskt og justere ordre på materialer etter behov.
Den andre vanlige formen for beholdningsbok kalles "periodisk" og oppdateres regelmessig, men ikke umiddelbart etter endring av varelager. Dette krever vanligvis en fysisk telling av produkter og varer hos et selskap, som deretter brukes til å justere interne tall når det gjelder hvilke materialer som er tilgjengelig. Slike tellinger utføres typisk etter en fast tidsplan, som kan variere fra årlig full varetelling til ukentlige evalueringer for høyrisikoposter. En hovedbok av denne typen, brukt til periodiske tellinger, oppdateres vanligvis sjeldnere enn en evig tid, men endringene kan være mer dramatiske avhengig av hvordan produkter selger eller kommer inn over tid.