Wat is een open item?

In de boekhouding verwijst een open item naar een soort kosten of krediet dat momenteel uitstaat en niet is betaald of toegepast. Deze benadering wordt vaak gebruikt in zowel huishoudelijke als zakelijke boekhouding om elke financiële activiteit te volgen die gedurende een bepaalde periode wordt beheerd. Zodra de activiteit als volledig wordt afgewikkeld en de gepaste boekingen in de boekhouding hebben plaatsgevonden, wordt de activiteit als een gesloten transactie beschouwd.

Een van de voordelen van het open item is dat het proces het relatief eenvoudig maakt om de voortgang van verschillende kosten of credits te volgen. Doorgaans worden items van dit type verwerkt in een operationeel budget voor thuis of op het bedrijf, met specifieke projecties van wat voor soort activiteit met het item gedurende een langere periode zal plaatsvinden. Door vast te stellen dat de kosten of het tegoed open zijn in het grootboek, is het mogelijk om altijd de huidige status van het item te weten en te weten welke stappen vervolgens moeten worden genomen om het item dichterbij de resolutie te brengen als een gesloten of afgerekend transactie.

Bij bedrijven heeft een van de meest voorkomende voorbeelden van een open item te maken met een inkooporder. Die bestelling kan gestructureerd zijn om te zorgen voor onmiddellijke aankoop van alle artikelen die in de bestelling zijn opgenomen, of om de bestelling door een verkoper gedurende een bepaalde periode te laten vullen. Deze aanpak maakt het de uitgevende onderneming gemakkelijker om de kosten te beheersen en de voorraden laag te houden. Een inkooporder kan bijvoorbeeld de periode van een jaar bestrijken en bepalen dat een bepaalde hoeveelheid van een product moet worden geleverd op de laatste kalenderdag van elke maand gedurende het jaar. Omdat deze goederen worden ontvangen en betaald, worden die specifieke zendingen gesloten, terwijl de resterende delen van de bestelling als open items worden beschouwd.

Bedrijven vermelden ook artikelen die zijn besteld door klanten die nog niet zijn verwerkt en verzonden als open. In dit scenario, als een klant van een boekenclub drie boeken bestelt en er slechts twee worden verzonden vanwege een nabestelling van het resterende boek, wordt dat derde boek als een open item beschouwd. Zodra de club kopieën van dat derde boek ontvangt en de bestelling van de klant voltooit, verandert dat boek van een open item in een afgeronde of gesloten transactie, omdat de oorspronkelijke bestelling die door de klant is geplaatst nu voltooid of vervuld is.