Vad är en öppen artikel?

Vid bokföring avser en öppen post någon typ av avgift eller kredit som för närvarande är utestående och som inte har betalats eller tillämpats. Detta tillvägagångssätt används ofta i både hushålls- och företagsredovisning för att spåra all ekonomisk aktivitet som hanteras under en tid. När aktiviteten anses vara avvecklad i sin helhet och lämpliga inlägg har skett i bokföringsregistret betraktas aktiviteten som en avslutad transaktion.

En av fördelarna med den öppna artikeln är att processen gör det relativt enkelt att spåra framsteg på olika avgifter eller krediter. Vanligtvis bearbetas artiklar av denna typ till en verksamhetsbudget för hem eller företag, med specifika prognoser av vilken typ av aktivitet som ska äga rum med objektet under en längre tid. Genom att notera att avgiften eller krediten är öppen i bokföringsbok, är det möjligt att alltid känna till objektets aktuella status och vara medveten om vilka steg som måste vidtas nästa för att flytta objektet närmare upplösningen som en stängd eller avvecklad transaktion.

För företag har ett av de vanligaste exemplen på en öppen artikel att göra med en inköpsorder. Den beställningen kan vara strukturerad för att möjliggöra omedelbart köp av alla artiklar som ingår i beställningen eller möjliggöra en inkrementell fyllning av den beställningen av en leverantör under en viss tidsperiod. Detta tillvägagångssätt gör det lättare för det emitterande företaget att kontrollera kostnaderna och hålla lagren låga. Till exempel kan en inköpsorder täcka perioden på ett år och föreskriva att en viss mängd av en produkt levereras till den sista kalenderdagen i varje månad under året. Eftersom dessa varor tas emot och betalas stängs de specifika leveranserna, medan de återstående delarna av inköpsordern betraktas som öppna artiklar.

Företag kommer också att lista alla objekt som beställts av kunder som ännu inte har bearbetats och skickats som öppna. I det här scenariot, om en kund i en bokklubb beställer tre böcker och endast två skickas på grund av en restorder på den återstående boken, betraktas den tredje boken som en öppen artikel. När klubben har tagit emot kopior av den tredje boken och slutfört kundbeställningen, flyttar den boken från att vara en öppen artikel till att vara en avvecklad eller stängd transaktion, eftersom den ursprungliga beställningen som beställts av kunden nu är fullständig eller fullbordad.