Wat zijn controle-informatie?
Controle-informatie is bewijsmateriaal dat is verzameld tijdens een financiële audit. Bewijsmateriaal dat tijdens een controle wordt verzameld, kan verschillende vormen aannemen en er moet voldoende controle-informatie zijn voor de auditor om een definitief oordeel te vormen. Dit bewijsmateriaal moet ook zorgvuldig worden gecontroleerd omdat het mogelijk vertrouwelijk materiaal kan bevatten en de toegang tot het bewijsmateriaal moet worden beperkt tot mensen die bevoegd zijn het te onderzoeken. Toegang is ook beperkt om manipulatie of interferentie met het bewijsmateriaal dat de audit in gevaar zou kunnen brengen te voorkomen.
In een audit worden financiële gegevens en werkwijzen onder de loep genomen. Mensen kunnen om uiteenlopende redenen audits uitvoeren. Intern gebruiken bedrijven auditing om ervoor te zorgen dat al hun praktijken legaal zijn. Auditing kan ook extern worden uitgevoerd om redenen van compliance, om te bepalen of een bedrijf financiële informatie al dan niet correct rapporteert. Als tijdens een audit fouten worden ontdekt, moeten deze worden gecorrigeerd en kunnen opzettelijke fouten strafbaar worden gesteld.
Mensen kunnen controle-informatie opdelen in twee brede categorieën: intern en extern. Een voorbeeld van interne controle-informatie kan zoiets zijn als een chequeboekregister. Extern bewijs omvat zaken als bankafschriften. Beide soorten bewijs kunnen belangrijk zijn voor een controle; idealiter zou het bewijsmateriaal moeten overeenkomen, waaruit blijkt dat een bedrijf de procedure volgt en dat haar financiële praktijken volledig legaal zijn.
Het verzamelen van bewijsmateriaal kan het verzamelen van documenten, het observeren van praktijken binnen een bedrijf en het houden van interviews met werknemers omvatten. Daar kunnen interviews worden afgenomen met mensen die verantwoordelijk zijn voor de financiële administratie, samen met andere personeelsleden. Als een bedrijf zich bezighoudt met frauduleuze of dubieuze activiteiten, hebben werknemers die niet direct bij de activiteit betrokken zijn onregelmatigheden opgemerkt die belangrijk kunnen zijn voor accountants.
Terwijl auditors bewijsmateriaal verzamelen, leggen ze het bewijsmateriaal vast in de controlewerkdocumenten en zorgen ze ervoor dat het zorgvuldig wordt gedocumenteerd. Aan het einde van de controle wordt alle bewijsmateriaal beoordeeld en genereert de auditor een oordeel. Accountants moeten in staat zijn om hun conclusies te onderbouwen met bewijs, waarbij ze precies laten zien waar ze zich zorgen maken en hoe ze tot de mening kwamen die ze hadden. Als een auditor bijvoorbeeld verklaart dat een bedrijf willens en wetens belastingfraude heeft gepleegd, zou hij of zij kunnen wijzen op interviews in de controle-informatie waarin mensen bekend maakten dat bepaalde praktijken illegaal waren, en met financiële gegevens kunnen documenteren dat deze praktijken betrokken waren door bedrijfspersoneel.